Pour certains, trouver des idées n’est pas un problème. Celles-ci arrivent régulièrement, en toute spontanéité, sans censure. Pour d’autres, au contraire, il est difficile d’ouvrir les vannes d’une créativité bridée soit par la peur du jugement, soit par une inutilisation chronique du “muscle” créatif. Dans un cas comme dans l’autre, les idées, nombreuses ou rares, ne sont pas nécessairement utiles, efficaces et géniales.

Dans le processus créatif, il s’agit avant tout de combiner quantité et variété. Une personne qui exprime de nombreuses idées ne sort pas pour autant de ses schémas de pensée habituels. A l’inverse, celui qui n’exprime que peu d’idées peut néanmoins trouver des solutions très originales.

Dans une session de travail créatif, c’est le cadre posé, en plus des lois statistiques (ce qu’on observe “en général”) qui va faire la différence. Oui, en cherchant à produire beaucoup d’idées, on augmente ses chances de sortir des sentiers battus. Mais pour cela, il faut apprendre à se mettre en “mode divergent” de manière efficace. Et c’est là où le cadre que l’on applique à une séance de créativité en groupe prend toute son importance. C’est ce cadre qui permettra de canaliser ceux qui sont très volubiles tout en laissant de l’espace aux plus réservés.

Le brainstorming et ses défauts

Tout le monde connaît le brainstorming. Quiconque a déjà travaillé en équipe sur des projets a nécessairement utilisé une version de cet outil de créativité. Et le moins qu’on puisse dire c’est que les résultats ne sont pas toujours à la hauteur des attentes… Cela vient du fait que c’est une version très incomplète qui est employée la plupart du temps. On se retrouve alors dans une réunion désordonnée où tout le monde exprime des idées sur un sujet, sans aucune organisation ou règle.

Les éléments qui peuvent limiter le brainstorming

Cependant, même lorsqu’il est bien mise en œuvre, le brainstorming peut aboutir à des résultats mitigés. Dans un article précédent consacré à la recherche sur le brainstorming, j’ai proposé quelques pistes pour lever les blocages potentiels d’une session de brainstorming classique. La recherche identifie plus précisément 3 facteurs qui peuvent inhiber les participants dans leur production créative :

• La flânerie sociale ou effet du passager clandestin. Cet effet correspond au fait que certaines personnes ont tendance à se reposer sur le groupe et à peu participer. Elles font moins d’efforts car il n’y a pas d’attentes quantifiées par individu, mais des objectifs fixés pour le groupe dans sa globalité.
• La peur du jugement. On peut hésiter à proposer des idées un peu “folles” par peur du ridicule, par peur d’être jugé. Or, ces idées originales vont permettre, dans les phases “post-brainstorming” du processus créatif, de construire des solutions inédites. Elles sont donc essentielles dans toute démarche créative.
• L’effet de blocage. Si le brainstorming est réalisé dans les règles, un seul membre du groupe pourra suggérer une idée à un moment donné (tout le monde ne parle pas en même temps). On ne peut donc pas exprimer ses idées au moment où elles surgissent. Il arrive alors ainsi que certains oublient certaines de leurs idées, parfois essentielles pour la construction d’une solution finale pertinente.

Le rôle du facilitateur

Dans l’article du blog traitant du brainstorming, j’ai exposé en détail les critères à respecter et les moyens à mettre en œuvre pour qu’il tienne ses promesses. Un des aspects centraux garantissant sa bonne tenue est la présence d’un facilitateur expérimenté. En effet, une séance de créativité est toujours plus fluide quand une personne extérieure, non impliquée dans le projet, veille au bon déroulement du travail tout en équilibrant les efforts des participants. Cela permet à chacun de se mettre pleinement “en mode créatif”, sans avoir à penser à l’étape d’après. Ainsi, au moment de chercher des idées, on dispose de toutes ses capacités mentales pour explorer les possibilités, sans s’inquiéter de la sélection des idées.

Néanmoins, on ne dispose pas toujours d’un facilitateur expérimenté lorsqu’on travaille sur un projet en équipe. Et même quand c’est le cas, certaines personnalités peuvent être difficiles à canaliser, et certains groupes peuvent présenter des déséquilibres en termes de prise de parole. Le facilitateur doit alors être en mesure de les gérer sans engendrer de la frustration chez certains participants, ce qui n’est pas toujours possible. Dans ces cas-là, une autre version du brainstorming, le brainwriting, prend tout son sens.

Un outil pour dépasser ces limites : le brainwriting

Pour contourner ces problèmes tout en garantissant une génération d’idées productives, de nombreux outils ont été imaginés. Le brainwriting en est un exemple particulièrement efficace et simple à  mettre en œuvre. Dans cette approche, on travaille par écrit et dans le silence (ou en musique), plutôt que d’exprimer ses idées à voix haute. Chacun est obligé de produire un certain nombre d’idées et peut rebondir sur les idées des autres (on fait circuler les productions écrites).

Ainsi, on évite la peur du jugement, la flânerie sociale, mais aussi le fait que certaines personnes accaparent le temps de parole.

Ce qu’en dit la recherche

Même si les travaux sur le sujet sont encore peu nombreux, le brainwriting constitue tout de même une piste intéressante à explorer. D’une manière générale, la recherche montre que le fait d’alterner entre des phases de génération d’idées à l’écrit et des phases de consultation des idées des autres permet de générer plus d’idées¹. C’est justement ce type d’approche qui est au cœur du brainwriting.

D’autres études mettent en avant les bénéfices spécifiques du brainwriting² :

• Facilité de mise en œuvre
• Équilibre de la participation
• Concentration sur l’objectif (on évite les digressions parfois très importantes dans certains groupes – c’est-à-dire les conversations hors-sujet)
• Facilité de compréhension des consignes (procédure plus cadrée que le brainstorming)
• Évitement des conflits ou des déséquilibres au sein d’un groupe

Le brainwriting est par ailleurs d’autant plus utile quand le temps est limité et que les expertises de participants sont complémentaires³. La facilité de mise en œuvre de cette méthode nécessite néanmoins une vigilance accrue concernant la formulation du problème traité. Une fois la tâche lancée, chacun travaille de son côté. Il faut donc s’assurer que le problème soit clair et bien compris par tous².

Enfin, on observe que le brainwriting permet à un groupe de générer plus d’idées qu’un nombre équivalent de personnes travaillant en solitaire^3,4. Cela s’explique notamment par le fait que les participants voient les idées des autres – ce qui permet d’éviter les redondances – et ont pour consigne de rebondir sur celles-ci.

Il est à noter que les “groupes” travaillant en solitaire sont la plupart du temps meilleurs que les groupes de brainstorming^3,4. Mais comme indiqué dans cet autre article du blog, les groupes de brainstorming accompagnés par un facilitateur sont aussi voire plus performants qu’un ensemble de personnes équivalent travaillant de manière isolée. Ainsi, on peut supposer selon l’état actuel de la recherche qu’un brainstorming bien accompagné et un brainwriting se valent en termes de créativité. Cependant, il est à noter que le brainwriting est très facile à mettre en place, alors qu’un facilitateur de brainstorming expérimenté est souvent plus difficile à trouver…

Les méthodes de brainwriting

Comme pour tout outil de divergence, le brainwriting nécessite de respecter certaines règles de base :

• Suspendre le jugement : il n’y a pas de mauvaises idées
• Ne pas limiter le champ des possibles : les idées extravagantes, utopiques et farfelues sont les bienvenues
• Viser la quantité
• S’appuyer sur les idées des autres

Mis à part la méthode 6-3-5, qui fixe dès le départ un nombre d’idées à produire, les autres déclinaisons du brainwriting n’en indiquent pas. Néanmoins, comme lors d’une séance de brainstorming, il est préférable de fixer un objectif quantitatif ambitieux avant de commencer. Ceci incite les participants à produire plus d’idées, ou à minima à formuler toutes leurs idées sans en écarter aucune (afin d’atteindre l’objectif).

Une fois le problème clairement formulé, on a le choix entre plusieurs versions du brainwriting pour trouver un maximum d’idées en groupe.

1. Brainwriting pool : la pioche

Chaque personne utilise des post-it pour noter des idées et répondre au problème posé. À chaque fois qu’un participant inscrit une idée sur un post-it, il le place au centre de la table. Chacun est alors libre de retirer des idées de la pioche pour s’en inspirer. On peut ainsi développer une idée, proposer des variantes ou des combinaisons d’idées, etc. C’est ce qui se rapproche le plus d’une version silencieuse du brainstorming classique.

2. Brainwriting 6-3-5

Cette méthode est la façon la plus courante de faire du brainwriting. Pour l’utiliser, il faut disposer d’un groupe de 6 personnes, qu’on installe autour d’une table.

Chaque personne dispose d’une feuille blanche sur laquelle est inscrite le problème à traiter. Cette feuille comporte également un tableau avec 6 lignes numérotées et 3 colonnes (Idée 1 ; Idée 2 ; Idée 3). Pendant la première période de 5 minutes, chaque participant devra noter une idée pour répondre au problème dans chacune des cases de la première ligne. Cette idée prendra la forme d’une phrase complète et concise. A la fin de ces 5 minutes (ou avant si tout le monde a fini d’écrire), chaque personne passe sa feuille à son voisin de droite. On ajoute alors 3 idées sur la deuxième ligne de la feuille que l’on vient de recevoir.

On continue ainsi jusqu’à ce que tous les tableaux soient complétés. À la fin de la séance, on obtient donc 108 idées sur 6 feuilles, qu’il faudra ensuite trier. Vous l’aurez compris, on parle de méthode 6-3-5 car 6 personnes vont noter 3 idées par tranche de 5 minutes.

Variations possibles

On peut évidemment pratiquer cette méthode à 4 ou à 5, quitte à augmenter le nombre d’idées à produire par personne. Voici quelques exemple de variations pour vous donner un aperçu du total d’idées récoltées selon la configuration choisie :

• 6 personnes, 3 idées et 5 minutes par tour. On obtient 18 idées par feuille soit 108 idées en 30 minutes (version classique)
• 5 personnes, 4 idées et 5 minutes par tour. On obtient 20 idées par feuille soit 100 idées en 25 minutes
• 4 personnes, 5 idées et 6 minutes par tour. On obtient 20 idées par feuille soit 100 idées en 24 minutes

N’hésitez pas à faire varier le temps si vous demandez plus d’idées par tour. Néanmoins, 5 idées par personne est une limite haute maximale. Si vous augmentez encore le nombre d’idées, la tâche sera beaucoup plus difficile, et deviendra ardue au fil des tours. Le fait de demander 3 idées est un bon équilibre, mais à 4 personnes cela peut donner un nombre total d’idées insuffisant.

3. Idea card method : la pile individuelle d’idées

Cette approche est une combinaison des deux premières. Dans cette version du brainwriting, chacun note des idées sur des post-it et fait une pile à sa droite. Cette pile est à la disposition de son voisin de table. Celui-ci consulte ensuite chaque post-it de cette pile pour s’en inspirer, une fois sa première salve de post-it remplie. À chaque fois qu’une idée du voisin de gauche est utilisée, on la transfère dans la pile à sa droite. L’idée circulera ainsi dans tout le groupe et pourra inspirer de nouvelles idées, elles aussi “injectées” dans le circuit d’idées.

On peut fixer plusieurs critères pour l’arrêt, comme un certain nombre d’idées ou le fait que chaque idée ait fait un tour complet.

4. Constrained brainwriting : les idées directrices

On reprend ici l’idée du brainwriting pool (la pioche), mais en orientant la génération d’idées. Pour ce faire, on prépare des feuilles à l’avance comportant des éléments permettant de cadrer le problème traité. Ceci permet de réduire le champ d’exploration. Il s’agira de préparer autant de feuilles que de participants, chacune d’entre elles comportant soit :

• le problème assorti d’une contrainte particulière
• une partie du problème (ou sous-problème).

Si on souhaite par exemple créer un nouveau site web pour son entreprise, on pourra indiquer sur chaque feuille une des contraintes à respecter : réalisation en un mois ; intégrer un espace communautaire ; le rendre personnalisable ; etc. A l’inverse, on peut découper le problème en sous-problèmes (partie fonctionnalités, partie design, etc.).

Avec cette version, le porteur du projet / le décisionnaire commence donc par mettre les feuilles de papier dans la pioche, au centre. Chaque membre du groupe se saisit ensuite d’une feuille, la lit et y inscrit sa ou ses idées. Quand il n’a plus rien à ajouter, il remet la feuille au centre, puis en prend une autre et réitère l’opération. On poursuit le travail sans discussions jusqu’à ce que tout le monde soit à court d’idées pour toutes les feuilles. Cette méthode est particulièrement utile quand un porteur de projet cherche à élargir sa réflexion grâce aux apports de personnes extérieures.

Après le brainwriting

Après ce travail silencieux de divergence, il faudra prendre un temps pour converger. La phase de convergence consiste à trier et à sélectionner les idées afin de construire la ou les meilleures solutions au problème. Une fois les idées regroupées par thème (pour en faciliter l’appréhension), on peut procéder de différentes manières :

• Utiliser la méthode des Hits : chacun dispose de 3 à 5 “coup de cœur” à distribuer sur l’ensemble des idées produites. On retiendra alors celles qui recueillent le plus de votes. On pourra même en combiner certaines.
• Élaborer des critères : cette méthode nécessite d’abord de diverger pour produire les critères d’évaluation des idées. Il suffira ensuite de les appliquer à toutes les propositions recueillies pour identifier les plus pertinentes d’entre elles.

Ici aussi, il s’agit d’être vigilant dans l’application du processus. Il faut à tout prix éviter, une fois de nombreuses idées produites, de réactiver un mode de pensée expéditif. Le jugement doit être construit, les avis sur les idées étayés et bienveillants. Oui, certaines idées seront probablement totalement fantaisistes, mais c’est souvent dans celles-ci qu’on identifie un élément qui rendra la solution retenue réellement intéressante !

La partie “convergence” du processus créatif est à la fois simple et risquée. Simple parce que nous passons le plus clair de notre carrière professionnelle à sélectionner et à évaluer. Risquée parce que nous le faisons sur des critères parfois arbitraires, ou à minima routiniers. Nous disposons donc d’une compétence de sélection que nous “entraînons” régulièrement, mais cela implique la possibilité d’avoir appris un “mauvais geste”, qu’il faudra alors déconstruire. Attention donc à ne pas partir bille en tête et à accorder autant d’énergie et de temps à cette phase, qui est moins évidente qu’il n’y paraît.

Conclusions

Les techniques pour générer des idées sont nombreuses. Mais pour qu’elles fonctionnent et qu’elles permettent à la créativité de s’épanouir, il faut les appliquer avec méthode. La brainstorming, outil le plus connu et le plus employé à travers le monde, est aussi très souvent mal utilisé. Et cela n’est pas surprenant : il nécessite d’être rigoureux et de développer une certaine expertise afin d’accompagner des groupes de manière efficace sur un projet.

Si vous avez du mal à mettre le brainstorming en œuvre, passez au brainwriting ! Il permet d’atteindre des résultats équivalents, plus facilement. Alors n’hésitez pas à tester une des versions du brainwriting présentées dans cet article pour que chaque membre de votre équipe puisse exprimer pleinement sa créativité !

Références

1. Paulus, P. B., Korde, R. M., & Dickson, J. J. (2015). Asynchronous Brainstorming in an Industrial Setting. Human Factors: The Journal of the Human Factors and Ergonomics Society, 57(6), 1076-1094.
2. Litcanu, M., Prostean, O., Oros, C. et al. (2015). Brain-Writing Vs. Brainstorming Case Study For Power Engineering Education. Procedia – Social and Behaviroal Sciences, 191, 387-390.
3. Heslin, P. A. (2009). Better than brainstorming? Potential contextual boundary conditions to brainwriting for idea generation in organizations. Journal of Occupational and Organizational Psychology, 82, 129-145.
4. Linsey, J. S. & Becker, B. (2011). Effectiveness of Brainwriting Techniques: Comparing Nominal Groups to Real Teams. Design Creativity, 165-171.