Dans cette vidéo, je vous propose de découvrir la méthode PPA pour faire le tri dans vos projets.

Transcription

Introduction

Il y a des moments dans l’année où nous effectuons des bilans pour évaluer où nous en sommes. Cela se produit généralement en fin d’année, pendant les vacances, lors du célèbre nettoyage de printemps ou au moment de la rentrée. En réalité, il est tout aussi important de prendre le temps d’analyser que d’agir. Il est frappant de constater que nous avons souvent peu de difficultés à continuer à faire ce que nous avons l’habitude de faire, que ce soit au travail ou ailleurs. En revanche, nous éprouvons bien plus de difficultés à prendre du recul et à élaborer des stratégies pour concrétiser les projets qui nous tiennent vraiment à cœur.

Le fait de ne pas le faire pose un problème majeur, car non seulement nous n’avançons pas, mais nos différents projets peuvent également entrer en conflit les uns avec les autres. Qu’il s’agisse de la famille, du travail, des loisirs ou du développement personnel, il peut être difficile de tout concilier dans une seule semaine. Pour remédier à cette situation, je vous propose aujourd’hui de vous lancer dans l’analyse de vos projets. Il s’agit d’une méthode scientifiquement validée pour mettre de l’ordre dans tout cela.

Pourquoi faire l’état des lieux de ses projets ?

Peut-être pensez-vous que vous n’avez pas beaucoup de projets, et que réaliser une analyse de projet est un peu comme enfoncer des clous avec un marteau-piqueur. En réalité, il est très rare que nous n’ayons qu’un seul projet à gérer à la fois. Il peut s’agir de notre plan de carrière, de notre progression dans une pratique sportive, de la recherche de relations amoureuses, de passions diverses et variées, ou même du réaménagement d’une pièce de la maison. En fait, nous avons de nombreux projets en cours, que ce soit au travail, à la maison ou dans notre vie personnelle. Nous avons tous des choses que nous voulons accomplir ou que nous devons accomplir, des responsabilités, des désirs.

De nos jours, les frontières entre la vie professionnelle et la vie personnelle ont tendance à s’estomper, notamment avec l’essor du télétravail depuis la pandémie. Sans parler des reconversions, du phénomène des “slashers” (les personnes ayant plusieurs emplois à la fois), ou de ceux qui décident de devenir freelance et doivent gérer un espace de travail à domicile. En plus de tout cela, il y a la pression constante de s’épanouir en tant que professionnel, en tant que parent, en tant qu’individu, en se disant que l’on peut tout accomplir sans rien sacrifier.

Je ne vais pas vous dire qu’il faut renoncer à tout, ni que nous pouvons tous être des super-héros. Parfois, il est nécessaire de renoncer à certaines choses, du moins temporairement. C’est normal. Par exemple, lorsque l’on crée une entreprise, on a moins de temps pour ses projets personnels au cours des premières années. De même, lorsque l’on devient parent, les projets professionnels peuvent prendre un peu de recul. Cependant, quel que soit le scénario, pour gérer tout cela de manière sereine, il est essentiel d’avoir une vision d’ensemble.

La méthode PPA

Heureusement, il existe un outil pour cela : l’analyse de projets personnels, ou “Personal Project Analysis” (PPA) dans sa version originale. Cette méthode a été développée par Brian Little de l’Université de Cambridge, et elle a été testée dans divers contextes et améliorée au fil des 40 dernières années.

Alors, quels sont les avantages de mettre en place cette analyse personnelle de projet ? Tout d’abord, elle nous permet d’obtenir une vision globale et stratégique de nos projets. Nous pouvons hiérarchiser ces projets, comprendre les interactions entre eux, les considérer à long terme, optimiser notre propre motivation, et prendre plus facilement des décisions qui nous mèneront à l’action. En résumé, le travail se déroule en quatre étapes que nous examinerons en détail dans la suite de cette vidéo.

Dans un premier temps, nous listerons tous les projets que nous avons en cours. Ensuite, nous évaluerons ces projets en termes d’importance, d’impact, de charge cognitive et d’impact émotionnel. Troisièmement, nous examinerons comment ces projets interagissent entre eux, s’ils entrent en conflit ou s’ils se renforcent mutuellement. Enfin, nous prendrons du recul pour voir au-delà de la simple description des projets.

En ce qui concerne la fréquence de cette analyse, il n’y a pas de recette idéale. Le mieux est de la réaliser de une à quatre fois par an. Si vous le faites plus fréquemment, disons trois à quatre fois par an, vous y consacrerez moins de temps et cela deviendra plus simple. Pourquoi faire cela régulièrement, tous les deux ou trois mois ? Tout simplement parce qu’avec le temps, les projets évoluent, des imprévus surviennent, et il est normal de réévaluer régulièrement la situation. L’avantage, c’est que lorsque nous avons une vision claire de nos projets, nous avançons plus rapidement, prenons de meilleures décisions, et au final, le temps investi devient un temps gagné.

Bien, passons aux différentes étapes de la méthode.

Étape 1 : Exploration

La première étape de cette pratique ne devrait pas vous prendre plus de 15 minutes, grand maximum. Commencez par lister tous les projets qui occupent actuellement votre esprit. Il peut s’agir de projets dans lesquels vous êtes déjà engagé, comme la mise en place d’un nouveau système d’organisation au travail, l’organisation de vos prochaines vacances, ou d’autres projets que vous envisagez de mettre en place. Par exemple, cela pourrait être l’apprentissage de l’italien, la réalisation d’un bilan de compétences, et ainsi de suite. Faites une belle liste en y inscrivant tout ce qui vous vient à l’esprit.

Étape 2 : Évaluer ses projets

Une fois que vous avez votre belle liste, vous choisissez les 10 projets les plus importants. S’il y en a moins, ce n’est pas grave, et si vous en avez plus, il faut faire un choix pour vous concentrer réellement et éviter d’être submergé. Ensuite, vous aurez besoin de 20 minutes pour évaluer ces projets.

Une fois que vous avez votre liste de 10 projets, vous allez les évaluer selon différents critères. Premièrement, les critères cognitifs, tels que l’importance du projet, la probabilité de réussite, le niveau de défi, le sentiment d’être capable de mener à bien le projet, etc. Deuxièmement, les critères émotionnels, en évaluant dans quelle mesure chaque projet vous rend enthousiaste, frustré, triste, ou vous procure un certain optimisme.

J’aimerais également profiter de cette occasion pour vous informer qu’il existe une fiche outil téléchargeable gratuitement sur le site “Se Réaliser” qui reprend toutes les consignes et les critères d’évaluation, avec des grilles à remplir. Vous pouvez télécharger cette fiche outils en cliquant sur le lien qui s’affiche en haut de la vidéo. Passons maintenant à la troisième étape.

Étape 3 : L’impact croisé des projets

Ici, nous allons créer un tableau croisé et examiner comment chaque projet influence les autres. Pour cette évaluation, vous n’avez pas besoin de plus de 10 minutes.

Commencez par vous demander si vous avez des injonctions contradictoires au travail, avec deux projets qui vont à l’encontre l’un de l’autre. Par exemple, est-ce que le dernier projet que vous avez avec vos enfants est irréalisable en raison des heures supplémentaires liées à un projet professionnel ? À l’inverse, est-ce que l’avancement sur un projet vous fournit des éléments pour faciliter la réalisation d’un autre ? Est-ce que travailler sur une aspiration personnelle vous donne l’énergie nécessaire pour surmonter les difficultés dans d’autres domaines ?

Cela vous permettra de voir comment chaque projet s’intègre dans votre situation actuelle, ce qui peut s’avérer très utile pour apporter des modifications par la suite.

Pour illustrer, imaginez que vous souhaitiez améliorer votre condition physique, mais que votre vie professionnelle ne vous laisse pas suffisamment de temps pour cela. Peut-être que votre projet sportif peut se transformer en un changement de mode de transport pour aller au travail, comme utiliser un vélo ?

Bien entendu, des conflits plus importants peuvent vous amener à abandonner un projet, voire à revoir certaines choses de manière plus radicale, comme changer d’employeur ou de lieu de résidence, par exemple. Nous reviendrons sur ce sujet à la fin de la vidéo.

Étape 4 : L’imbrication des projets

La dernière étape est destinée à prendre de la hauteur et à poser les bonnes questions pour donner plus de sens à vos projets. Comme cela demande un peu de temps, environ 30 minutes en général, nous allons nous concentrer sur cinq projets seulement.

Pour commencer, explorez les grands objectifs derrière chacun de ces projets. En d’autres termes, posez-vous la question : “Quel est l’objectif ou le projet à long terme de plus grande ampleur que je poursuis à travers ce projet ?” En clair, demandez-vous pourquoi vous travaillez sur ce projet, quelles sont les raisons qui vous poussent à le réaliser.

Prenons l’exemple d’un projet consistant à suivre une formation particulière. Lorsque vous vous posez la question de l’objectif à plus long terme que vous poursuivez derrière ce projet, vous pourriez répondre que c’est pour obtenir une promotion. En outre, vous pourriez vouloir vous prouver à vous-même que vous êtes capable de valider une formation complexe. Une fois que vous avez identifié tous les projets de plus grande ampleur pour le premier projet, faites la même chose pour les quatre projets suivants.

Une fois que vous avez effectué cette démarche pour les cinq projets, revenez à la question de l’objectif à plus long terme pour les objectifs identifiés au niveau supérieur. Reprenons l’exemple de la formation : identifiez les objectifs de niveau supérieur en vous demandant quel objectif vous poursuivez lorsque vous cherchez à obtenir cette promotion, quel objectif à plus long terme vous visez en voulant prouver que vous pouvez valider une telle formation.

Continuez ainsi pour tous les projets et objectifs que vous identifiez, jusqu’à atteindre le niveau le plus élevé possible. Il n’est pas toujours possible d’aller très loin, mais essayez d’aller aussi loin que possible. Arrêtez-vous lorsque vous ne pouvez plus identifier d’objectifs à long terme derrière ceux que vous avez identifiés. À ce stade, vous aurez une vision complète.

Ensuite, repartez des projets initiaux et examinez-les dans l’autre sens. Pour chacun des cinq projets de base, demandez-vous quels sont les projets de moindre envergure, à plus petite échelle, que vous devez réaliser pour atteindre ces objectifs. Répétez le même processus pour les niveaux inférieurs, jusqu’au niveau -4. En d’autres termes, découpez progressivement les projets en sous-objectifs.

Ce travail peut prendre beaucoup de temps, car il s’agit de voir comment chaque projet s’inscrit dans des objectifs à long terme, ainsi que de détailler chaque projet en objectifs à plus court terme. Lorsque vous faites cela pour cinq projets, cela représente un travail considérable.

Que faire ensuite ?

Donc, à ce stade, vous avez normalement effectué l’évaluation de vos projets, vous avez observé comment ils interagissent entre eux, et pour les cinq projets les plus importants, vous avez même établi une belle architecture pour les situer. Normalement, à cette étape, les pistes et les idées vont émerger naturellement.

Par exemple, vous devriez être en mesure d’identifier plus clairement l’importance de certains projets par rapport à d’autres. Vous pourrez déterminer quels projets doivent être modifiés, combinés, reportés, entrant en conflit ou abandonnés. Il vous appartient ensuite de recadrer, reformuler et retravailler vos projets. Parfois, tout cela peut être complexe et impliquer des changements de stratégie, des conversations difficiles au travail ou dans votre vie personnelle.

D’ailleurs, dans l’étape 3, qui consiste à croiser les projets, vous pouvez le faire avec un partenaire. De cette manière, vous pourrez voir comment les projets de votre partenaire et les vôtres interagissent, s’ils entrent en conflit ou s’ils se renforcent mutuellement. Cela vous donnera des éléments concrets pour entamer des conversations et tenter d’harmoniser vos projets. Cependant, il ne faut pas en rester là, à la phase stratégique. Il est essentiel de passer à l’action.

Alors, réfléchissez bien à la redéfinition de vos objectifs et à l’identification des premières actions à entreprendre immédiatement pour faire progresser vos projets. Que pourriez-vous faire pour lancer la machine dès maintenant, en seulement 5 minutes ? L’essentiel, à la fin de cette démarche, c’est de vous mettre en marche sur la bonne voie. Vous saurez que vous êtes sur la bonne voie parce que vous aurez effectué une analyse personnelle de projet.

Conclusion

Voilà pour la méthode. N’hésitez pas à prendre une heure lorsque vous avez un peu de temps devant vous pour effectuer cette analyse. Car si vos ambitions et vos projets ne sont pas bien alignés, vous aurez rapidement l’impression d’appuyer à la fois sur l’accélérateur et sur le frein, ce qui n’est pas très agréable.

En tout cas, je vous souhaite le meilleur dans la réalisation de vos projets. N’hésitez pas à partager vos projets importants du moment dans les commentaires. Je vous remercie d’avoir regardé cette vidéo jusqu’au bout, et n’oubliez pas : restez proactif !

Ciao !