Parfois, lorsque l’on travaille sur un projet, les idées ne manquent pas. Dans ces cas-là, le choix de la meilleure option peut représenter un véritable casse-tête. Si un temps de réflexion ou d’incubation fait souvent des miracles, il ne garantit pas toujours une prise de décision éclairée et étayée. Et si le projet est porté par une équipe, trouver une solution commune devient alors très compliqué. On finit alors soit par adopter un compromis “mou”, soit par imposer une décision aux autres. Malheureusement, cela correspond rarement à la solution la plus efficace.

Que vous ayez suivi un processus créatif pour générer de nombreuses idées ou que vous cherchiez la meilleure stratégie pour atteindre un objectif, il semble donc nécessaire de trouver d’autres manières de procéder. Dans cet article, je vous propose justement de découvrir un outil appelée “matrice d’évaluation” , afin de prendre des décisions basées sur des critères précis.

Qu’est-ce qu’une matrice d’évaluation ?

Quand on accumule beaucoup d’informations ou d’idées, il est important de savoir faire le tri. Et pour que ce travail soit efficace et équilibré, l’utilisation d’un outil comme la matrice d’évaluation s’avère tout à fait indiqué. Plutôt que de se baser sur l’intuition ou sur des jugements rapides et routiniers, on va ici prendre le temps de créer une grille constituée de critères complémentaires. Ceux-ci vous permettre de déterminer précisément la pertinence et la qualité des idées évaluées.

Prenons un exemple simple. Admettons que votre équipe souhaite réaménager l’espace de travail collectif. Après une phase de brainstorming, plusieurs idées ont été formulées et vous en avez retenu 10 (les plus populaires) pour un examen approfondi. Voici à quoi pourrait ressembler un début de matrice d’évaluation dans ce cas, pour un membre de l’équipe en question :

Comme vous pouvez le constater, l’objectif est simplement de noter chaque idée selon chaque critère sur une échelle allant de 0 à 10. Plus la note est élevée, plus le critère est “satisfait”. A l’inverse, si la note se rapproche de 0, cela signifie que la proposition ne répond pas au critère en question. On peut ensuite faire la synthèse des grilles de tous les membre de l’équipe.

Des critères sur mesure

On liste donc un ensemble de propositions que l’on va évaluer selon un certain nombre de critères. Les critères peuvent autant s’inscrire dans un registre émotionnel, qu’économique ou pragmatique. On peut par exemple évaluer à quel point idée nous fait plaisir, ses chances de réussite, le niveau de soutien dont on dispose pour la mettre en œuvre, etc. Les possibilités sont illimitées et sont à élaborer en fonction du projet traité et des objectifs poursuivis.

Que peut-on évaluer dans une matrice d’évaluation ?

Dans l’exemple précédent, les propositions évaluées répondaient à un problème : un espace de travail collectif peu fonctionnel. Une matrice d’évaluation peut néanmoins s’utiliser pour prendre une décision éclairée sur différents types d’éléments :

• Propositions ou options pour répondre à un problème
• Projets à prioriser (ex : quel nouveau produit lancer en priorité)
• Champs d’investigation à explorer
• etc.

A l’origine, cet outil développé dans la démarche du CPS (“Creative Problem Solving” ou “résolution créative de problème”) est avant tout destiné à l’évaluation d’idées. Une fois la matrice remplie, on peut sereinement retenir les idées ayant obtenu les meilleurs scores. Celles-ci pourront par la suite être affinées, combinées entre elles et optimisées pour construire la meilleure solution. En effet, il ne s’agit pas d’écarter machinalement une idée pour la simple raison que son score moyen pour les critères retenus serait inférieur à 8/10.

Comment utiliser la matrice d’évaluation ?

Cet outil sert donc à évaluer la force d’un nombre importants d’options (4 à 10) vis-à-vis de critères explicites. En présentant les résultats de manière claire et chiffrée, il est alors possible d’améliorer une proposition en corrigeant ses points faibles si on le décide.

Afin de mettre en place la matrice de manière efficace, 7 grandes étapes doivent être respectées.

1. Développer les critères

Pour commencer, on va chercher à générer tous les critères utiles imaginables. On sélectionne ensuite les plus pertinents d’entre eux pour évaluer les options, propositions ou idées retenues. Ces critères peuvent porter sur des aspects économiques, physiques, temporels, émotionnels, etc. Pour plus d’efficacité, ne dépassez pas une petite dizaine de critères au maximum.

2. Formuler les critères de manière efficace

Avant de créer votre matrice, vérifiez que les critères sont vraiment différents les uns des autres. Il faut par ailleurs veiller à ce qu’ils se situent tous au même niveau d’abstraction. Cela signifie qu’un critère très global et subjectif (ex : l’idée est efficace) ne doit pas coexister avec d’autres critères plus partiels et concrets (ex : l’idée nécessite peu de temps pour être mise en place). Veillez également à ce que les critères soient formulés positivement. La négation peut en effet poser des problèmes d’interprétation.

Enfin, il est essentiel que les échelles pour les critères soient cohérentes entre elles. Une note de 10 doit toujours être positive et une note de 0 correspondre à un critère non satisfait. Ainsi, si le but est de créer un produit peu cher, on préférera le critère “est économique” ou “peu cher” à un simple critère de “coût”. En effet, avec un critère “coût”, la note de 10 impliquerait un coût élevé, hors c’est justement ce que l’on veut éviter. Avoir des échelles uniformes pour tous les critères est impératif pour calculer des moyennes claires et utiles par la suite. Si vous ne faites pas ce travail en amont, il faudra penser à inverser les échelles de certains critères, ce qui nuira à la lisibilité du tableau.

3. Construire le tableau

Une fois que vous êtes satisfait des critères et de leur formulation, vous pouvez construire votre tableau. Comme dans l’exemple ci-dessus, écrivez les critères sur la première ligne et les solutions/options/propositions dans la première colonne. Chaque colonne correspondra ainsi à un critère et chaque ligne à une proposition à évaluer.

4. Choisir un système d’évaluation

Pour faciliter les choses, on évalue en général les idées pour chaque critère sur une échelle de 0 à 10. Vous pouvez cependant noter les idées sur 20 ou sur 100, en fonction de vos préférences. D’autres préféreront les échelles doubles (allant de -10 à 10 par exemple) ou encore les smileys (ou autres symboles). Notez toutefois que l’utilisation de symboles vous empêchera d’attribuer des notes globales à une idée, ou de faire facilement la synthèse des matrices de plusieurs personnes.

5. Évaluer chaque choix

Une fois votre tableau créé et votre mode d’évaluation choisi, il est temps de juger chaque option listée dans le tableau. Afin d’éviter l’effet de halo (uniformité des réponses sur tous les critères pour une même option), remplissez le tableau colonne par colonne. En effet, remplir le tableau ligne par ligne (passer une option au crible de tous les critères) peut biaiser les résultats. Vous risquez dans ce cas de favoriser une idée “préférée” et mettre directement au rebut une idée moins séduisante. Cela est à éviter car on court le risque de passer à côté des bénéfices de l’outil. En travaillant colonne par colonne, vous évaluerez ainsi toutes les idées selon le premier critère, puis vous poursuivrez l’exercice pour chaque critère.

Vous noterez peut-être, au moment du remplissage, qu’un de vos critères ne “fonctionne” pas. Dans ces cas-là, il est possible de le remplacer immédiatement dans la matrice. Le fait de travailler critère par critère permet là encore de gagner en efficacité puisqu’on évite de traiter deux ou trois options avant de se rendre compte du manque de pertinence d’un critère.

6. Réviser votre matrice

Une fois le tableau rempli, regardez l’ensemble de la matrice d’évaluation pour repérer les options qui semblent les plus fortes. Pour vous aider, vous pouvez calculer les moyennes pour chaque option et chaque critère. Cette note globale peut faciliter l’appréhension du tableau, mais ne doit pas vous empêcher de rentrer dans les détails.

Prenez ensuite une décision pour chaque option. Retenez-vous l’option telle qu’elle ? Souhaitez-vous la retravailler pour la rendre plus forte ? Voulez-vous définitivement l’écarter ? Cette première décision permet de passer à l’étape suivante et de retravailler certaines options.

7. Développer les options et prendre une décision finale

Avant de prendre une décision finale, essayez d’améliorer les options qui ont besoin d’évoluer. Peut-être aimez-vous certaines propositions qui ont pourtant des points faibles évidents. Cherchez alors à corriger ces points faibles, à les améliorer. Peut-être est-il également possible de combiner certaines options pour dépasser ces limites.

Vous écarterez aussi certaines options de manière définitive. Néanmoins, celles-ci peuvent remplir fortement certains critères et ainsi représenter une source d’inspiration pour améliorer d’autres options.

Travailler à plusieurs

Si vous travaillez en duo ou en équipe sur un projet, il est bien entendu tout à fait possible d’utiliser cet outil et d’en tirer de nombreux bénéfices. En effet, les critères permettent de mettre des mots sur les préférences de chacun et d’objectiver la prise de décision. Les émotions et les intuitions sont importantes, mais elles seront d’autant plus pertinentes qu’elles trouveront des points d’appui concrets.

Si vous souhaitez utiliser cet outil à plusieurs, il suffira d’élaborer les critères en équipe, puis de remplir une grille par personne. Il faudra ensuite faire la synthèse des évaluations pour retenir les options les plus intéressantes. La multiplicité des points de vue élargira encore les perspectives sur les différentes options listées, ce qui permettra d’aboutir à des solutions très affinées.

Une fiche et un tableur pour vous aider

Afin de vous aider dans votre démarche, je vous ai préparé une fiche reprenant toutes les instructions pour utiliser cet outil ainsi qu’une matrice vierge à imprimer. Celle-ci permet d’évaluer jusuqu’à 10 options selon 12 critères au maximum. Pour travailler à plusieurs, imprimez autant d’exemplaires de la matrice qu’il y a de participants. Vous pouvez télécharger cette fiche via le lien ci-dessous ou dans la section “Outils” du site :

Télécharger la fiche-outil pour évaluer vos options, propositions, projets…

Pour ceux qui préfèrent le numérique, je vous ai également préparé un classeur Excel. Vous pouvez facilement y inscrire vos critères et vos options, puis remplir votre matrice, seul ou à plusieurs. Les moyennes pour chaque option, chaque critère et chaque personne seront automatiquement calculées. Cet outil est notamment intéressant si vous travaillez à distance. Vous pouvez télécharger ce fichier Excel ci-dessous ou dans la section “Outils” du site :

Télécharger le fichier Excel pour évaluer vos options, propositions, projets…

Conclusions

Si vous avez décidé d’utiliser des méthodes de créativité pour élargir vos horizons et trouver des solutions originales, c’est une bonne nouvelle ! Mais tout ceci peut vite s’avérer inutile si la phase de sélection et d’optimisation des idées n’est pas bien outillée. En effet, si l’intuition a sa place dans une prise de décision, elle ne doit pas être le seul critère de choix. Lorsqu’on ne construit pas une grille d’analyse précise pour évaluer toutes les options que l’on a produites, on risque de choisir soit ce qui nous rassure, soit ce qui nous plaît, sans vraiment avoir analysé chaque proposition sous toutes ses coutures.

Alors, la prochaine fois que vous devez prioriser des projets, choisir la meilleure solution ou débattre d’une orientation stratégique en équipe, utilisez la matrice d’évaluation !