Faire un bilan annuel est plutôt une bonne idée, mais nous avons globalement tendance à procéder de manière intuitive à ce sujet. On ne fait alors qu’effleurer les choses. Pire encore, on en tire la plupart du temps des résolutions qui n’ont que peu de chances d’aboutir.

Pour qu’une telle démarche puisse porter ses fruits, il suffit pourtant de suivre quelques lignes directrices assez simples. Et contrairement à ce que l’on pense, un bilan annuel ne se résume pas à une simple session ponctuelle, une fois par an. Il s’agit plutôt d’un suivi outillé qui se déploie tout au long de l’année.

L’intérêt du bilan annuel

Si vous naviguez actuellement à vue dans vos projets, vous vous doutez probablement de l’intérêt que peut revêtir la démarche du bilan annuel. Mais même ceux qui prennent le temps d’organiser rigoureusement leurs activités et leurs projets peuvent en bénéficier. En effet, quand on planifie sérieusement les choses, on peut avoir l’impression – à tort – de disposer de tous les éléments pour être parfaitement efficace.

Se mettre “sur des rails” après un bon travail de préparation reste pourtant insuffisant. Avec le temps et les événements, le plan d’action qu’on a élaboré et l’organisation qu’on a mise en place sont de moins en moins adaptés. Qu’il s’agisse d’un système global de gestion de la productivité (comme la méthode « Getting Things Done » ) ou de la planification d’un projet spécifique, avec le temps, tout processus a une tendance à l’entropie. Des événements imprévus vont s’ajouter à la liste des choses à faire, des opportunités vont surgir, certaines tâches vont s’avérer plus complexes ou plus longues à réaliser, des étapes supplémentaires vont s’ajouter au projet en cours…

Quel que soit le système mis en place, sa fiabilité et sa qualité vont se dégrader progressivement. Quand l’écart entre la réalité et un système d’organisation ou un plan de projet est trop grand, on ne peut plus compter sur ces derniers et on arrête de s’y fier. On s’appuie alors sur des automatismes et des habitudes, avec tous les risques que cela comporte.

Le bilan annuel permet de remettre les compteurs à zéro et de se fixer un cap. On s’assure qu’on avance bien dans la bonne direction. Cette approche nécessite certes un peu de temps, mais cela sera vite rentabilisé par la clarté d’esprit, la motivation et les gains d’efficacité qu’elle procure.

Bien entendu, le bilan annuel, même bien implémenté, ne se suffit pas à lui même. Il constitue toutefois un outil de pilotage plutôt intéressant pour augmenter l’efficacité sur tous les projets qui nous tiennent à cœur, tout au long de l’année.

Comment faire un bilan annuel ?

Commençons par définir les éléments sur lesquels porte un tel bilan. Il ne s’agit ni de planifier un projet dans les moindres détails, ni de passer en revue toutes les actions et décisions de l’année écoulée. On se situe ici au niveau de la “vision”. Ceci peut par exemple se traduire par les questions suivantes :

• En quoi les derniers mois ont-ils été en accord avec mes objectifs et mes ambitions à long-terme ?
• Quelle est ma vision ? (L’avenir vers lequel on veut tendre, ce qui représente la réussite et l’épanouissement personnel pour soi)
• Quelles sont les priorités à établir pour avancer vers cette vision dans les prochains mois ?

En faisant ce travail à la fois rétrospectif et prospectif, il devient possible de réaligner tous les niveaux d’action inférieurs et de s’assurer qu’on œuvre globalement dans le bon sens. Avoir une telle perspective est important, notamment parce que cela produit encore une fois des effets concrets en termes de motivation et d’efficacité.

Sur quels éléments s’appuyer ?

Il ne faut pas uniquement compter sur ses souvenirs, mais aussi s’appuyer sur des faits pour tirer pleinement parti du bilan annuel. Tout ce qui est susceptible d’alimenter la réflexion est bienvenu : journal de bord, notes, mind maps, diagrammes et autres tableaux, productions écrites (documents, rapports…), etc. Toute cette matière première complétera intelligemment les ressentis et permettra de lever certaines ambiguïtés. En résumé, on peut dire que les conditions à respecter pour réaliser un bilan efficace sont les suivantes :

• Choisir le bon moment pour faire le point : au calme, avec suffisamment de temps devant soi, dans un lieu approprié.
• Équilibrer la réflexion objective, basée sur les faits, les traces et les points de vue divers, et la réflexion subjective, basée sur l’expérience personnelle, les ressentis et les perceptions.
• Chercher à comprendre comment et pourquoi les choses se sont déroulées de telle ou telle manière. Il s’agit de prendre de la hauteur.
• Prendre en considération les rôles et responsabilités qui nous incombent (par rapport à nos forces, compétences, besoins, etc.) pour produire une analyse équilibrée.
• Chercher les clarifications extérieures en explorant des points de vue complémentaires, des éclairages, des conseils, etc.

On se situe donc dans une démarche de pratique réflexive, déclinée à un niveau d’analyse assez global.

Un bilan annuel ne se résume pas à une session

Comme je l’ai précisé en introduction, le bilan annuel ne se réduit pas pour autant à une évaluation ponctuelle sur l’année écoulée. Elle s’articule en deux temps : le bilan initial et le rapport d’intégrité.

1. Le bilan initial

Le travail commence par un temps de bilan permettant de “faire le tour” des mois précédents. On peut y passer en revue les grands projets terminés ou en cours, les habitudes en place, les décisions importantes qui ont été prises. En appliquant une démarche propre à la pratique réflexive, on va principalement chercher à répondre aux 3 questions suivantes :

• Positif : qu’est-ce qui s’est bien déroulé cette année ?
• Négatif : qu’est-ce qui ne s’est pas tellement bien passé cette année ?
• Apprentissages : qu’ai-je appris cette année ?

Une fois que vous aurez répondu à ces questions, je vous invite à mettre au clair vos envies, vos ambitions, bref, votre vision pour l’année à venir (voir même au-delà). Certains éléments vous feront peut-être prendre conscience d’un décalage entre vos aspirations et vos actions. C’est justement l’occasion de fixer un cap qui vous convienne pour la suite.

Cette vision se déclinera aussi en grands projets, ambitions et/ou priorités pour l’année à venir. Il ne s’agit pas de tout planifier ici : l’exercice consiste “simplement” à poser les grandes tendances et perspectives pour les 12 mois à venir. Vous pourrez bien entendu consacrer un temps à la clarification et à la planification de chacun de vos projets par la suite. Fixez-vous simplement des priorités et précisez où vous souhaiteriez en être 6 mois plus tard.

Pour clore cette phase de bilan initial, inscrivez la date de votre prochaine session de travail sur votre agenda, au début du semestre suivant.

2. Le rapport d’intégrité

Après six mois de travail vient l’heure du rapport d’intégrité. Il permet d’analyser ce qui n’a pas fonctionné et de se remettre sur les rails en évitant de trop dériver. On réfléchit à nouveau à l’alignement entre comportements et vision. On peut alors se poser les 3 questions suivantes :

• Quelle est la vision qui guide ma vie et mon travail actuellement ?
• Comment est-ce que j’agis en ce moment au niveau personnel et professionnel ?
• Comment puis-je garder le cap à l’avenir ?

Une fois vos réponses précisées, n’hésitez pas à reprendre les notes de votre bilan initial pour comparer ambitions, trajectoires prévues et réalité. Ceci vous indiquera probablement comment ajuster votre action. Vous découvrirez aussi pourquoi certaines choses ont fonctionné ou non. Là encore, pensez à respecter la démarche de la pratique réflexive.

Tout ceci permet de garder une vue d’ensemble et de ne pas être uniquement dans l’instant présent et dans l’action. Il s’agit de lier feedback concret sur un temps raisonnable de quelques mois et développement d’une vision globale.

Conclusions

Prendre du recul régulièrement n’est jamais une mauvaise idée. Pris dans le tourbillon du quotidien, on peut en effet dériver facilement et s’éloigner de ses objectifs et de ce qui compte réellement pour nous. Nos habitudes, même si elles ont de nombreux bénéfices, peuvent nous enfermer dans des schémas de pensée et d’action et nous éloigner de nos objectifs. À l’inverse, la situation peut parfois énormément évoluer en quelques mois et les plans d’hier ne sont alors plus adaptés à la réalité d’aujourd’hui.

Une démarche de bilan annuel répartie sur quelques heures tout au long de l’année peut apporter énormément de bénéfices pour un investissement relativement modeste. Il faut certes veiller à être rigoureux et honnête envers soi-même, mais il n’y a au fond rien de fondamentalement complexe dans cette démarche.

Je vous invite donc à commencer le travail en amorçant la première étape de votre bilan annuel. Peu importe le moment, l’important est d’initier cette démarche qui, j’en suis certain, vous aidera à gagner en efficacité et en perspective !

Références

• Allen, D. La méthode GTD (Gettings Things Done) en pratique: La méthode infaillible pour réussir tout ce que vous entreprenez ! (2017).
• Clear, J. Un rien peut tout changer !: micro-actions, méga-impact, de minuscules changements vont transformer votre vie. (Larousse, 2019).