« You can do anything, but not everything »
(« Vous pouvez faire tout ce que vous voulez, mais vous ne pouvez pas tout faire en même temps »)

David Allen

 

Nous avons tous de multiples projets et envies, mais le temps dont on dispose est limité. C’est pour cela qu’il est important d’optimiser la façon dont on travaille, mais aussi d’établir des priorités. Il est nécessaire de déterminer ce qui est le plus important pour vous et ce qui, au contraire, peut encore attendre. Si ce choix est parfois difficile, il représente ce qui sépare une vie productive et épanouissante de l’éparpillement, voire du burnout.

Nous cherchons tous à trouver l’équilibre entre les choses « à faire » et celles qu’on aimerait faire. La liste de nos impératifs prend parfois de telles proportions qu’on peut se sentir totalement submergé ou débordé par la masse des envies, exigences et attentes qui s’accumulent. Comment faire pour gérer cela de manière sereine ? Le mieux est de mettre en place un système qui répertorie tous les projets en cours et à venir, ainsi que les engagements et les choses que l’on veut accomplir. Mais encore faut-il savoir comment procéder…

En mettant en place une telle méthode de gestion du l’activité, au-delà de la simple gestion du temps, on y voit en effet tout de suite plus clair. On dispose alors d’un système qui permet de savoir comment utiliser son temps de la manière la plus utile à chaque instant, tout en regroupant toutes les actions et les projets en cours en un seul et même endroit. C’est justement à cette problématique que se propose de répondre la célèbre méthode GTD (« Getting Things Done ») de David Allen. Une méthode de productivité puissante qui est devenue très populaire depuis sa première publication en 2001.

 

 

Pourquoi mettre en place une méthode de gestion de l’activité ?

On peut être très organisé au travail et très peu dans sa vie privée. On peut avoir des objectifs très clairs quand il s’agit d’activité physique et naviguer à vue quand il s’agit d’achats importants ou de projets professionnels. Une méthode intégrative de gestion de l’activité permet de recenser tout ce qu’il y a à faire, projets comme envies. Qu’il s’agisse d’apprendre le piano, de fonder une famille, de monter votre entreprise ou de faire les courses. Cela permet de se vider l’esprit tout en ayant la certitude que tout ce que vous avez à faire est enregistré et organisé. Si vous avez de nouvelles idées, projets ou actions à accomplir, il vous suffit de les ajouter. Si un projet n’est plus d’actualité ou qu’une action n’est plus à faire, vous pouvez les supprimer du système ou les archiver.

Une vision globale des choses à faire

Grâce à ce système, vous y verrez plus clair. Vous pourrez à tout moment consulter la liste des affaires en cours pour décider de l’activité la plus pertinente à réaliser à un instant donné. Il sera alors plus facile de vous fixer des objectifs et de les respecter, d’accepter ou de refuser de participer à un projet, ou encore de réviser vos priorités en fonctions des événements.

La méthode GTD permet cela car elle permet d’avoir toutes les cartes en main pour prendre une décision grâce à une vision globale de vos engagements, envers les autres et envers vous-même. A chaque instant, vous pourrez donc choisir en pleine connaissance de cause la prochaine action à effectuer. En portant votre attention exclusivement sur ce qui est actionnable à ce moment-là, vous gagnerez en sérénité vis-à-vis de ce que vous déciderez de ne pas faire. Adopter un tel système peut donc réellement vous changer la vie et vous rendre plus productif et plus serein.

Sans plus attendre, rentrons dans le vif du sujet avec les principes de fonctionnement de la méthode GTD.

 

1. Les principes de fonctionnement de la méthode

Le principe directeur de la méthode est que toute question non résolue ou projet non clarifié nous reste en tête et peut saper notre énergie. Notre cerveau nous rappelle en effet en permanence ces choses qui nous préoccupent tant que rien n’est fait à leur sujet. Une fois qu’on a un système fiable dans lequel tout est mis à plat, cela ne se produit plus. Sauf, bien sûr, si on ne met pas ce système à jour. Notre cerveau rappellera alors à notre bon souvenir tout ce qui n’est pas traité, et ce de manière répétée.

Les trois grands axes de la méthode

Pour permettre une gestion des choses à faire fluide, le système de la méthode GTD s’articule autour de trois grands axes.

I – La collecte

On récolte toutes les informations sur les choses que l’on a à l’esprit et qui sont à faire, quel que soit le domaine (vie privée ou vie professionnelle). On note également tous les projets en cours ou à venir. Il s’agit de mettre à plat toutes les affaires en suspens pour avoir une vision d’ensemble des choses et une réelle clarté d’esprit.

II – L’analyse

On trie ensuite tous les éléments récoltés. Tous ces éléments récoltés sont organisés en fonction du temps qu’ils prennent, de l’énergie nécessaire pour les effectuer, du domaine dont ils relèvent, du lieu, des moyens techniques nécessaires à leur réalisation, etc. Les grandes catégories de classement sont les suivantes :

  • Actions prenant moins de 2 minutes (on les fait alors immédiatement si c’est techniquement possible)
  • Actions plus longues
  • Projets en cours ou à venir
  • Idées, envies, etc.

III – La mise à jour

Un système n’est fiable que s’il est entretenu. On met donc l’ensemble à jour en révisant la liste des choses à faire régulièrement pour ajouter les nouveaux éléments que l’on a à l’esprit et supprimer les actions qui ont été accomplies. De même on peut archiver un projet, en mettre un autre de côté pour un moment, ou en démarrer un travail qui était jusqu’alors en incubation.

Le système de classement et les outils

Pour classer tous les éléments qui traînent sur votre bureau ou qui vous trottent dans la tête, vous disposez de 5 grands dossiers, associés à deux outils calendaires :

  • Boîte de réception. Pour rassembler toutes les idées, projets, préoccupations qui traînent, avant qu’ils soient analysés. Pendant la phase de collecte, on remplit cette boîte de réception.
  • Premières actions. Tout ce qui nécessite plus de 2 minutes pour être fait. Les premières actions peuvent varier en priorité, être déléguées, notées sur l’agenda, etc.
  • Projets en cours. Tous vos projets actifs, pour lesquels vous avez un plan et une première action de démarrage.
  • Références. Documents de référence, ressources, plans de projets en cours, etc.
  • Incubation. Actions et projets que vous souhaitez explorer ou faire dans un futur plus ou moins proche mais qui ne sont actuellement pas activés.
  • Agenda. On y note les rendez-vous et les premières actions que l’on doit faire à des moments ou à des endroits précis. Les actions ultra prioritaires peuvent aussi y être inscrites et doivent être planifiées précisément. Il faut néanmoins réserver l’agenda aux actions prioritaires et aux rendez-vous pour être sûr de respecter ses engagements (envers les autres et soi-même). Si on ne manque régulièrement à ses engagements, on finit en effet par ne plus considérer les élements sur l’agenda comme important.
  • Échéancier. Cet outil permet de classer les documents, pièces et justificatifs à traiter pour les projets en fonctions des jours et des mois à venir. On peut ainsi mettre certaines actions de côté jusqu’à une date donnée, ou encore planifier certaines actions routinières. L’échéancier reste cependant optionnel. Un système de planning personnel, de rappels automatiques ou encore de to-do lists (pour les éléments récurrents) peut facilement le remplacer.
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Les différents dossiers de classement utilisés dans la méthode GTD.

 

2. Procédure de maîtrise du flux de travail

Maintenant que nous avons traité des grands axes et découvert le système de classement, il nous faut lier les deux. Pour passer des principes à un système organisé, la méthode GTD propose de mettre en place un processus en 5 étapes.

Collecte. Il s’agit ici de collecter les éléments qui retiennent votre attention (actions, projets, documents, idées, etc.).

Clarification

Une fois la collecte réalisé, il faut traiter le contenu de toute chose collectée en fonction de sa nature (action, projet, document de référence, idée, etc.). Si l’élément est activable, il faudra déterminer la première action qu’il exige. On peut aussi décider d’éliminer certains éléments collectés qui se révèlent inutiles.

Organisation

Dans un troisième temps, on va organiser les actions concrètes à exécuter et les inscrire soit dans l’agenda (temps bloqué), soit dans la liste des premières actions, soit dans un planning de projet, soit dans les références, soit en incubation. Il est nécessaire de préciser des sous-catégories pour trier tous les élément récoltés (en fonction du contexte, du temps nécessaire, de l’énergie requise, du domaine, etc.).

Révision

Un système d’organisation n’est pertinent que s’il est entretenu. Il faut donc revoir les actions enregistrées et évaluer les options disponibles en révisant le dossier « projets actifs » et « premières actions » au moins une fois par semaine.

Action

Pour que le système prenne tout son sens, il faut également agir en fonction des listes d’actions disponibles et des éléments inscrits dans l’agenda.

Si vous souhaitez plus d’information sur la procédure de la méthode GTD, je vous proposer de lire cet article qui rentre pleinement dans les détails. Cela vous permettra d’appliquer concrètement ce système

 

3. Application concrète

Pour passer à cette méthode, il est plus confortable d’utiliser des logiciels de prise de notes comme OneNote ou Evernote, mais on peut bien entendu procéder en mode papier-crayon. L’utilisation d’un système numérique présente en effet plusieurs avantages :

  • Classement de chaque élément dans plusieurs catégories à la fois via un système de tag
  • Recherche par mots-clés dans l’ensemble des notes
  • Synchronisation de votre système sur tous vos appareils

Si vous utilisez un logiciel de prise de note, commencez par créer les 5 grands dossiers sous la forme de carnets de note. Utilisez ensuite les étiquettes et les sous-carnets (Evernote) ou les sections, pages et balises (OneNote) pour classer et organiser les éléments en fonction du contexte, du temps nécessaire et de l’énergie requise. De nombreux tutoriels existent et expliquent comment procéder avec ces deux logiciels. Cependant le système est personnalisable et il faudra que l’organisation adoptée soit claire et parlante pour vous.

Mise en place de la méthode GTD

Sachez qu’il faut souvent plusieurs heures pour mettre en place la méthode GTD. La collecte et le tri en fonction de catégories précises nécessite en effet un véritable travail de fond la première fois. Définir les projets, mettre les documents de référence dans les dossiers appropriés, et décider de ce qui sera mis en incubation n’est pas une démarche rapide et évidente. Pour chaque projet collecté, il faudra par exmple faire un travail de réflexion et de planification, mais aussi poser la première action à exécuter pour le lancer.

Enfin, plusieurs fois par semaine, voire chaque jour, il sera bon de parcourir votre Boîte de réception pour y ajouter des idées, enlever ce qui a été fait, ou modifier certains éléments. Prendre un peu de temps pour mettre à jour la liste des projets et la préciser de manière hebdomadaire est également souhaitable. Ce travail de mise à jour sera par contre bien plus rapide et simple une fois le travail de fond réalisé.

 

Conclusion

Vous l’aurez compris, la méthode GTD est une méthode simple dans ses principes, tout en étant puissante et personnalisable. Mais elle n’est pas le seul système efficace, et nécessitera d’être adaptée à vos besoins.

Un investissement au démarrage

Mais attention, ce système exige un véritable effort au démarrage. Dans un premier temps, elle est effectivement exigeante et demande de réserver quelques heures pour récolter toutes les « affaires en suspens », construire l’organisation et prendre ses repères. Néanmoins, le jeu en vaut la chandelle et, très vite, vous en tirerez des bénéfices en termes d’efficacité et de clarté d’esprit. Vous ne l’utiliserez sans doute pas à 100% au début, mais rien qu’en respectant les principes de base de la collecte et de l’analyse, vous y gagnerez. En effet, disposer d’un endroit où consigner et organiser tous vos projets, idées et actions vous permettra de prendre de la hauteur et d’avoir une meilleure maîtrise de l’organisation de votre temps.

La nécessité d’inscrire la méthode dans une démarche globale

La méthode GTD résout-elle pour autant tous les problèmes ? Certainement pas. Il vous faudra aussi être efficace dans votre travail en respectant vos rythmes physiologiques, en évitant la procrastination et en utilisant d’autres outils pour clarifier vos objectifs, travailler sur vos projets, vous motiver ou simplifier la gestion des mails. Pour compléter le système, en plus de l’agenda pour les rendez-vous, on peut également utiliser des applications de to-do lists comme Todoist pour les tâches récurrentes. Les rappels automatiques dans OneNote ou Evernote sont également utiles pour gérer les actions à effectuer un certain jour, ou avant une certaine date.

Il s’agit donc de se lancer, de tester, d’adapter et de voir si cette méthode fonctionne pour vous. Quoiqu’il en soit, vous en tirerez sans doute des bénéfices ou des éléments qui vous permettront d’y voir plus clair et d’être plus efficace, ce qui n’est pas négligeable !

N’hésitez pas à partager votre expérience en commentaire ! Utilisez-vous la méthode GTD ? Rencontrez-vous des difficultés ? Qu’est-ce qui vous a paru efficace ou au contraire difficile à mettre en place ?

 

Les différents livres GTD

Vous avez décidé de vous lancer et approfondissant la méthode ? Voici les différents livres disponibles sur le sujet :

S’organiser pour réussir (GTD) : le livre de base de la méthode, dans une nouvelle édition. Le système GTD y est clairement expliqué, avec des illustrations et une procédure pas à pas.

Version papier

Version kindle

Livre audio

Tout accomplir sans effort : ce livre permet de dépasser certains blocages et apporte des outils complémentaires et une approche plus en profondeur. C’est un réel complément au premier ouvrage, avec certes des répétitions, mais aussi beaucoup d’éclairages qui viennent enrichir la méthode.

Version papier

Version kindle

Prêt pour l’action : Ce livre de chevet découpé en 52 mini-chapitres permet de stimuler et de questionner votre pratique au quotidien. Un livre pratique et concis qui est une manière agréable de rester actif(ve) par rapport à votre application du système GTD. Il peut constituer une introduction à la méthode ou une manière d’aller plus loin dans votre réflexion.

Version papier

Version kindle

 

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Bastien Wagener

Docteur en psychologie et Maître-praticien PNL, je suis passionné à la fois par le développement personnel, mais aussi par la recherche sur les capacités et potentialités incroyables de l’être humain!

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[…] comme Evernote ou OneNote. On peut bien sûr aller encore plus loin en mettant un système du type GTD (Getting things done de David Allen) en […]

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