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L’injonction à aller plus vite, à s’adapter rapidement, est de plus en plus présente. On mesurerait même la productivité à l’aune de cette capacité à mener des dizaines de projets de front. Et pourtant, à force d’être surchargé et de vouloir tout gérer rapidement et simultanément, on en arrive à une perte d’efficacité. Les appels à la prise de recul, au ralentissement temporaire et au repos régulier sont dès lors de plus en plus nombreux. Mais comment combiner stimulations multiples et prise de hauteur, quand on laisse peu de place à tout ce qui ne constitue pas une urgence ?

Même si la prise de recul est peu appliquée sur le terrain, elle n’est pas sans fondement. Il a en effet été démontré scientifiquement que ralentir le rythme permet de travailler plus efficacement en évitant le stress et la fatigue excessive. Évidemment, cela permet également de préserver sa motivation et de se protéger du burn-out. Dans ce billet, je vous propose quelques piste pour vous extraire du tourbillon de choses à faire afin de reprendre la main sur votre travail et votre santé. Mais avant d’aller vers les solutions à mettre en place, voyons en quoi le fait de s’arrêter est un réel besoin.

 

1. S’arrêter, un besoin physiologique

C’est un sujet que j’ai déjà largement développé dans un autre article : si nous ne respectons pas nos rythmes biologiques et que nous restons sourds aux signaux que notre corps nous envoie, nous en payons nécessairement le prix. Cela se traduit par une efficacité réduite, de la fatigue, du stress, de l’irritabilité et des difficultés de concentration.

En effet, notre vigilance est soumise à des rythmes biologiques. On peut les infléchir et les ignorer, mais seulement jusqu’à un certain point (Leconte, P.; Escera, C., Cilveti, R. & Grau, C.). Il est de toute évidence impossible de les pousser en permanence, et en toutes circonstances.

Pour parler plus concrètement, sachez que nos cycles de vigilance sont basés sur une fréquence de 90 à 110 minutes environ. Cela signifie que l’on met 45-55 min à partir de notre niveau le plus bas pour atteindre un pic de performance, puis 45-55 min pour redescendre au niveau minimum de concentration. Sur les 90 à 110 minutes qui séparent deux pics, on a ainsi 45 à 55 minutes de performance « optimale ». Il est donc peu pertinent de se focaliser sur une tâche plus longtemps qu’un cycle complet, car on va atteindre un seuil plancher d’efficacité.

Ainsi, on peut rester concentré sur une tâche au maximum 45 à 55 minutes avant de perdre drastiquement en efficacité. Bien sûr, il est possible de « réinitialiser » ce cycle plus rapidement grâce à de réelles pauses. Néanmoins, on peut aussi à l’inverse allonger la durée de faible efficacité en « tirant sur la corde » en permanence.

Le multitasking : être moins efficace, plus longtemps

Vu que la « fenêtre de tir » est assez limitée, on peut légitimement se demander s’il ne serait pas intéressant de profiter au maximum de ces cycles en faisant plusieurs choses à la fois. Mais là encore, la recherche nous montre que cela entraîne une baisse des performances et une moindre efficacité (Offir, E., Nass, C., Wagner, A.D.).

Si l’inefficacité du multitasking est avéré pour les tâches que l’on maîtrise, qu’en est-il pour les apprentissages ? Et bien là encore, le bilan n’est pas flatteur. En effet, le cerveau a besoin de temps et de pratique pour créer de nouvelles habitudes et renforcer de nouveaux réseaux neuronaux. Pour développer de nouvelles compétences il faut donc prendre le temps de se focaliser sur ce que l’on fait, et sur la manière dont on le fait. Cela évite de répéter les mêmes erreurs ou de développer de mauvaises habitudes.

Qu’il s’agisse de gagner en efficacité sur des tâches que vous maîtrisez ou de développer de nouvelles compétences, mieux vaut donc s’organiser dans le temps pour respecter ses rythmes physiologiques.

 

2. S’arrêter, un besoin cognitif

Conflits à gérer au travail, dossiers à boucler, demandes à honorer, famille, enfants, tâches ménagères, activités de loisir, responsabilités diverses… Il nous arrive tous de se retrouver « la tête dans le guidon », pris dans le courant de nos responsabilités quotidiennes. Il est même de bon ton, dans certains milieux professionnels, d’avoir un agenda plein à craquer et d’être occupé(e) en permanence. Celui dont l’emploi du temps n’est pas saturé court en effet le risque de passer pour un feignant, une personne sans aucune ambition, voire pour quelqu’un de peu fiable ! Pourtant, dans les faits, les emplois du temps surchargés traduisent souvent une incapacité à se détendre, et un manque cruel de réelle efficacité pour certaines tâches.

Quand les choses sont mal organisées et que l’on est surbooké, on a tendance à y penser sans arrêt, sans pouvoir réellement faire de pause. La pensée vagabonde automatiquement vers ces soucis ce qui rend réellement malheureux au long cours (Killingsworth, M.A. & Gilbert, D.T., 2010). Le stress chronique généré va par ailleurs durablement saper les capacités de concentration et l’efficacité.

Pour améliorer sa productivité, il faut donc prendre du temps pour se poser. En prenant du recul, il est enfin possible de gagner en perspective sur cette masse informe de choses à faire. C’est même indispensable, si on ne souhaite pas se faire déborder définitivement. On commence heureusement à avoir un plus conscience des risques aujourd’hui. Ces derniers peuvent prendre la forme d’arrêts arbitraires de certaines activités (sans nuances et sans réflexion sur les conséquences de cet arrêt) ou entraîner des problèmes de santé et des problèmes relationnels importants. En étant en permanence en surrégime, on en arrive même à perdre peu à peu confiance en ses capacités, ce qui finit par miner la motivation et l’estime de soi.

 

3. S’arrêter pour s’organiser

bullseye-429631_1280Quand est-il bon de prendre un peu de hauteur ? Tout simplement dès que vous avez la sentiment de ne plus y voir très clair. Dans ce cas, cela signifie tout simplement qu’une prise de recul stratégique s’impose. Et pour éviter de vous retrouver dans la même situation par la suite, il est bon de le faire régulièrement. Cela permet de se protéger et de reprendre (et de garder) le contrôle sur vos objectifs.

Les solutions qui suivent, même si elles semblent parfois relever du bon sens, sont souvent plus complexes à mettre en place qu’il n’y paraît. Je vous invite donc à en tester quelques unes pour évaluer leur efficacité !

Coucher toutes les choses à faire sur le papier

Première solution pour prendre un peu de hauteur, lister ses objectifs et ses responsabilités, à court, moyen et long-terme. On traite ici à la fois la sphère professionnelle et la sphère personnelle. Ceci permet d’avoir enfin sous les yeux l’ensemble de ses engagements, envers soi-même et envers les autres. Il est alors possible de hiérarchiser rationnellement et consciemment ses priorités. Certains objectifs seront ainsi modifiés, fusionnés, reportés, conditionnés les uns par rapport aux autres, voire abandonnés.

Concrètement, le plus simple est de rédiger une liste parfaitement hiérarchisée et de l’avoir à proximité en permanence pour la mettre à jour. Vous pouvez bien entendu utiliser des applications pour faire ce travail, comme Evernote ou OneNote par exemple. On peut bien entendu aller encore plus loin en mettant en place un système du type GTD (Getting things done de David Allen).

Si on souhaite être exhaustif, ce travail peut facilement nécessiter plus d’une heure. Cependant, vous n’aurez pas besoin de le faire tous les jours ou toutes les semaines, et vous gagnerez en clarté et en efficacité. Cela vous évitera en effet de perdre de l’énergie à réfléchir à une masse d’objectifs peu clairs qui viendront régulièrement parasiter vos pensées.

Définir vos objectifs et planifier

Une fois l’intégralité de vos engagements et responsabilités couchés sur le papier, on peut passer à la deuxième étape. Celle-ci consiste à clarifier les objectifs qui ne sont pas clairs (s’ils sont suffisamment complexes) et d’en planifier l’exécution. Là aussi, il est indispensable de noter les résultats de votre réflexion pour vous y référer à tout moment.

Garder le fil de ses actions et de l’avancement dans les tâches grâce à un système de notes, un agenda, ou encore un journal de bord est donc essentiel. Cela vous permettra, pour les projets complexes, d’avoir à portée de main toutes les références, pièces importantes et plans d’actions pour vous consacrer pleinement à ce que vous faites sans penser à l’organisation. Prendre le temps de clarifier et d’organiser en amont, c’est être sûr d’être à 100% concentré sur les tâches à réaliser au moment venu. Il y aura toujours des imprévus, mais vous aurez pour l’essentiel amélioré grandement votre efficacité.

 

4. S’arrêter pour s’améliorer

Outre l’aspect purement organisationnel, on peut également prendre du temps pour améliorer son fonctionnement cognitif. Augmenter ses compétences et performances tout en se faisant du bien, c’est possible !

La pratique sportive

Le fait de faire de l’exercice augmente les performances cognitives, que ce soit au niveau de la mémoire, du raisonnement, de l’attention ou de la résolution de problèmes (Zhu, N., Jacobs, D.R., et al., 2014 ; Ratey, J.J. & Loehr, J.E., 2011). En plus de l’aspect santé indéniable, il est donc utile de faire des pauses sportives plusieurs fois dans la semaine pour optimiser ses performances dans ses projets. Par ailleurs, c’est l’occasion de se déconnecter des problématiques liées au travail en étant totalement absorbé dans une tâche psychomotrice. On s’octroie alors une véritable « pause » au niveau mental. Si vous souhaitez en savoir plus sur le lien entre sport et performance cérébrale, je vous invite à lire l’article du blog qui y est consacré.

Le sommeil

woman-481769_1280Le sommeil est également primordial pour les performances, comme nous l’avons déjà tous constaté après une nuit trop courte (Ellenbogen, J.M. et al., 2007 ; Djonlagic, I. et al., 2009). Il permet de consolider les apprentissages et de faire le tri dans les informations traitées dans la journée. De même, une sieste de 10 à 30 minutes permet d’améliorer la vigilance et d’être plus efficace dans les heures qui suivent (Ficca, G. et al, 2009).

La méditation

Enfin, la méditation (Zeidan, F. et al, 2010) est un atout considérable pour entraîner son attention et améliorer ses performances. Même un débutant peut, après quelques jours d’entraînement, commencer à ressentir les bénéfices sur ses performances cognitives. Mieux encore, ces bénéfices ne feront qu’augmenter avec la pratique. Si la méditation vous semble difficile d’accès, vous pouvez également vous tourner vers des méthodes de relaxation comme le training autogène pour profiter de bénéfices similaires.

La performance et rien d’autre ?

Étant donné la thématique de cet article, j’insiste beaucoup sur l’aspect « performance », sur la productivité et l’efficacité. Néanmoins le sport, le sommeil et la méditation affectent également la santé, le stress et les émotions de manière positive. Aussi, les bonnes raisons de prendre le temps de se ressourcer ne manquent pas !

 

5. S’arrêter pour reprendre son souffle

Si toute les activités précédentes sont intéressantes, elles ne sont pas toutes faciles à pratiquer en milieu professionnel. Il est donc utile de compléter l’éventail d’actions possibles avec des outils directement liés au travail. Dans un article précédent, j’ai justement présenté une méthode qui permet d’organiser ses tâches en plus petites sessions entre-coupées de pauses régulières. Ces petites pauses de 5 minutes permettent en effet d’éviter l’ennui et de se consacrer plus pleinement au travail que nous effectuons par la suite (avec une pause plus longue de 15min toutes les 90min). Pour savoir comment procéder concrètement, je vous invite à consulter cette page.

hourglass-620397_1280Faire des pauses où on laisse son esprit vagabonder quelques minutes (à condition qu’il ne s’agisse pas de ruminer des émotions négatives), permet par ailleurs de mettre le cerveau en « mode par défaut » . Plus trivialement, il s’agit de s’accorder du temps pour « rêvasser » (« daydream » en anglais). Cela autorise alors des connexions inédites entre différentes régions cérébrales et permet, tout comme le sommeil, de favoriser la survenue de solutions créatives, qu’on appelle également « insight » (Christoff, K. et al., 2009).

Utiliser des moments de répit ou d’attente pour griffonner est aussi excellent pour la créativité et la recherche de solutions originales. Enfin, vous pouvez choisir d’aller faire un tour à pied (de préférence à l’extérieur) pour booster votre créativité (Oppezzo, M. & Schwartz, D.L., 2014).

En bref, travailler 3 ou 4 h non-stop sous prétexte de vouloir tout boucler rapidement conduit souvent à un travail non achevé et à une production de moindre qualité. Il vaut donc mieux faire des petites pauses régulières, sans tomber dans l’excès. Là encore il s’agit d’installer progressivement de nouvelles habitudes et d’avoir une certaine discipline.

 

En résumé

Comme le dit l’adage éculé : rien ne sert de courir, il faut partir à point ! Faire des pauses et ralentir le rythme par rapport à ce que l’on croit devoir faire socialement ou professionnellement est non seulement un gage de santé, mais aussi d’efficacité. Je vous invite à tester quelques unes des méthodes évoquées dans cette article pour en observer directement les effets !

Pour résumer, si vous souhaitez gagner en productivité (tout en levant le pied), voici quelques pistes à explorer :

  • Faire le point sur ses objectifs et responsabilités
  • Organiser son travail à long terme
  • Suivre l’avancement de ses projets
  • Faire du sport
  • Veiller à avoir un sommeil suffisant et de qualité
  • Pratiquer la méditation ou la relaxation
  • Structurer ses séances de travail
  • Faire une seule chose à la fois
  • Faire de petites pauses régulières. Ex : aller faire un tour, prendre un café, s’autoriser à rêvasser, aller parler à des collègues, etc.

 

Après la lecture de ce long billet, il me reste désormais à vous inviter à prendre une petite pause bien méritée !

Bastien Wagener

Docteur en psychologie et Maître-praticien PNL, je suis passionné à la fois par le développement personnel, mais aussi par la recherche sur les capacités et potentialités incroyables de l’être humain!

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6 années plus tôt

[…] Prendre le temps d’aller plus vite par Bastien Wagener […]

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