Que ce soit dans nos projets professionnels ou personnels nous rencontrons tous à un moment ou à un autre des difficultés d’assiduité. Même si le projet en question nous passionne, il est parfois difficile de se mettre au travail ou de savoir comment avancer.

Le démarrage peut notamment avoir un réel effet répulsif lié à l’ampleur de la tâche, que cette perception soit juste ou déformée. Dans ces cas là, on peut assez facilement tomber dans des comportements de procrastination. A l’inverse, on peut commencer à travailler sans réellement être efficace, en s’éparpillant. Il arrive aussi pour certains de vouloir en faire trop (travailler trop longtemps, sans pauses). Et c’est alors un cycle négatif qui se met en place. On évite de se remettre à ce projet avant un certain temps, à cause de mauvaises expériences initiales.

Si on ne risque certainement pas d’avancer en évitant de s’atteler à la tâche, on peut avoir une attitude tout aussi contre-productive en voulant en faire trop, trop vite. Deux paramètres sont à donc considérer pour augmenter sa productivité et avancer efficacement : la mise en route et la durée des sessions de travail.

Nos limites physiologiques et les contraintes de notre environnement

Les rythmes naturels de notre capacité de concentration

Même si cela reste complexe et variable d’un individu à l’autre, notre concentration fluctue globalement selon certains cycles neurophysiologiques sur une journée. Ces cycles naturels peuvent néanmoins être partiellement influencés par la nature de la tâche et le niveau de motivation dont on fait preuve. Ces aspects psychologiques vont ainsi moduler notre capacité de concentration d’une activité à l’autre.

Néanmoins, malgré ces modulations, la recherche montre qu’il existe des cycles du niveau d’éveil (ou de vigilance) de 90 à 110 min qui se répètent tout au long de la journée (Leconte, P.; Escera, C., Cilveti, R. & Grau, C.). Au niveau de leur intensité, ces cycles dépendent du rythme plus global de la vigilance sur 24h. Pour être plus clair, si vous atteignez un pic d’efficacité à un instant T, vous devrez attendre 90 à 110 min pour atteindre ce même pic, avec, entre temps, l’atteinte d’un pic négatif de performance.

Par ailleurs, en fonction de l’heure de la journée (matin, début d’après-midi, etc.), le pic sera plus ou moins élevé. Cela veut donc dire qu’on dispose plutôt d’une fenêtre de 45-55min dans laquelle on peut travailler de façon pleinement efficace, et ce toutes les 90-110min. Heureusement, comme notre concentration ne dépend pas uniquement de nos rythmes biologiques, on peut mettre en place des stratégies pour retrouver plus rapidement des performances satisfaisantes. A l’inverse, en se contentant de travailler en continu, on se fatigue vite sans pour autant gagner en efficacité au quotidien.

Le multitasking et les limites de notre attention

Par ailleurs, quel que soit le projet sur lequel on travaille, il est toujours mieux de faire une seule chose à la fois. En effet, les personnes qui fonctionnent en permanence en mode “multitâches” sont non seulement moins performantes en général, mais aussi lorsqu’on leur demande de passer rapidement d’une tâche à une autre – ce qui devrait pourtant être leur “spécialité” (Ophir, E., Nass, C., Wagner, A.D.).

Il est donc toujours plus intéressant de fonctionner de manière séquentielle pour rentabiliser au mieux sa journée. Ainsi, on est plus efficace tout en préservant sa santé. Et ça tombe bien, puisque ces deux éléments (santé et efficacité) se renforcent l’un l’autre. Malgré tout, il est évident qu’il est de plus en plus difficile de nos jours de ne faire qu’une seule chose à la fois sans être dérangé par une quelconque sollicitation imprévue (mail, sms, coup de fil, etc.). Pire, nous sommes parfois à l’origine de ces distractions, en allant par exemple vérifier régulièrement qu’aucun mail n’est arrivé dans notre boîte de réception…

Et même s’il est évident que certaines professions nécessitent un haut niveau de réactivité, il est tout de même toujours possible d’aménager son emploi du temps pour dégager des moments de travail ininterrompus.

S’organiser avec la méthode pomodoro

Vous l’aurez compris, pour être efficace au quotidien il faut prendre en compte notre fonctionnement neurophysiologique, nos contraintes professionnelles et personnelles, mais aussi les ressources dont nous disposons. C’est ainsi qu’il est possible de transformer les difficultés rencontrées en atouts.

La manière la plus simple de procéder pour gagner en productivité est de travailler par périodes brèves, en prenant des pauses régulières. On peut également changer de tâche à chaque nouvelle période de travail pour éviter la monotonie (si le besoin s’en fait ressentir). En clair, l’organisation peut prendre la forme suivante :

• 3 à 4 périodes de travail de 25 min sans interruptions portant sur une seule tâche à chaque fois. Chaque période est suivie de 5 min de pause et de détente.
• Après ces 1h30 à 2h (en fonction du nombre de cycles), on prend une pause plus conséquente de 15 à 30 minutes.

Mise en place de la méthode

Cette technique appelée technique pomodoro nécessite simplement l’utilisation d’un minuteur pour ne pas se focaliser sur le temps restant. C’est en se concentrant sur le processus de travail et non sur le résultat ou la deadline qu’on gagne en efficacité !

De même, les pauses sont très importantes dans ce processus. Si vous travaillez en position assise, n’hésitez pas à aller faire un tour et à marcher (car cela augmente la créativité : Oppezzo, M. & Schwartz, D.L.), à prendre l’air, discuter, prendre un café, bref, à profiter des pauses – courtes ou longues – pour vous détendre. Il est en effet tout aussi important de vous aérer l’esprit et de vous “récompenser” pendant ces pauses que de ne pas être dérangé(e) pendant vos périodes de travail focalisé.

Par ailleurs, le simple fait de vous changer les idées permet de vous concentrer plus facilement par la suite et d’être plus efficace (Ariga, A. & Lleras, A. ; vous pouvez également lire cet article en anglais qui résume cette recherche). Par ce biais, vous atténuerez le pic négatif des cycles de vigilance naturels.

Et si vous êtes tout de même interrompu(e) ? Notez simplement l’information qui vous parvient et traitez là juste après votre session de travail. En réalité, il est rare qu’on ne puisse attendre une vingtaine de minutes pour traiter un imprévu ou un problème particulier.

Personnaliser vos périodes de travail

Évidemment, tout ceci peut être adapté en termes de temps. Les séances de travail peuvent être plus ou moins longues, en fonction de vos disponibilités ou du type d’environnement dans lequel vous travaillez. Pour certaines tâches qui nécessitent de rentrer dans un flux créatif, il peut être frustrant de ne travailler que 25 minutes. On se servira alors plutôt de cette technique pour se mettre en route les premières fois, puis on s’autorisera des périodes de travail plus longues.

En fonction de vos besoins, vous pouvez donc travailler par périodes de 15 minutes avec des pauses légèrement plus courtes, ou sur des créneaux de 40 à 50 minutes, avec une pause intermédiaire plus longue. Quoi qu’il en soit, faites toujours une pause après 1h30 à 2h de travail pour gagner en efficacité par la suite.

L’intérêt de la technique pomodoro pour augmenter la productivité

Cette manière de procéder permet d’organiser votre travail et d’avancer sur vos gros projets, ou encore d’avancer sur des tâches plus basiques et récurrentes. Mais attention, encore une fois, l’objectif n’est pas de se dire qu’on aura terminé tel ou tel élément en 25 minutes, mais plutôt qu’on va avancer sur tel projet ou telle tâche. Respectez bien les pauses et les durées que vous vous êtes fixées pour tirer le maximum de cette technique.

Par contre, il paraît peu pertinent d’appliquer ceci toute la journée pour tout ce que vous avez à faire. Utilisez les pomodoros pour les tâches laborieuses, les projets qui nécessitent un travail régulier ou les choses que vous avez tendance à reporter. Ainsi, à défaut de tout faire en une journée, vous aurez au moins le mérite d’avancer. Cela vous permettra au final de gagner du temps et de l’énergie (en évitant de ruminer sur un projet qui n’avance pas), bref, d’augmenter votre productivité.

Résumé et applications

En résumé, le déroulement de la technique pomodoro est le suivant :

• Répéter l’enchaînement suivant 3 à 4 fois maximum :
  • Période de travail sans interruptions
  • Pause courte avec récompense/détente
• Grande pause finale

Les différentes périodes de travail peuvent être consacrées à différents projets. Par ailleurs, cela marche aussi pour le sport : 15 à 25 min, c’est déjà un bon commencement si on n’a pas fait de sport depuis longtemps.

Pour bénéficier au maximum de cette technique, pensez à préparer les “thématiques” de travail de votre cycle, afin de ne pas perdre de temps lors de la réalisation des tâches ou pendant les pauses. Cela nécessite bien sûr d’avoir découpé un gros travail en plusieurs petites tâches, afin d’avancer étape par étape. Pensez aussi à faire le bilan de ce que vous avez accompli en fin de journée. Cette prise de recul vous permettra d’apprécier vos progrès et de mettre en évidence des difficultés (pertinence du projet traité, manque d’informations pour la réalisation de celui-ci, etc.).

Sachez qu’il existe de nombreuses applications sur smartphone ou sur ordinateur pour régler votre timer de manière automatique pour un cycle complet . Voici quelques exemples d’applications gratuites sur différentes plateformes :

• GoodTime Productivity Timer sur android
• Flat Tomato sur iOS
• Focus Booster ou encore PomoDone sur Windows, Mac, navigateur web et mobile

Il existe également des minuteurs en ligne. En cherchant “pomodoro online” dans votre moteur de recherche préféré, vous en trouverez facilement plusieurs.

Pour terminer, n’oubliez pas que la technique est à votre service, et non l’inverse. Pensez donc bien à adapter les différents paramètres présentés ici en fonction de vos besoins et de vos expériences !