Lorsqu’on s’engage dans un projet un tant soit peu complexe, on peut vite se perdre dans les étapes du travail à réaliser. On passe alors trop de temps sur des tâches accessoires, et on perd de vue l’essentiel. Pour être sûr d’avancer de manière efficace, on peut utiliser la méthode du WBS (“Work breakdown structure”). En représentant tout le travail à accomplir en un seul diagramme, le WBS permet de gagner en clarté et en efficacité !

Les prérequis

Avant de se lancer dans un projet, il est impératif de disposer d’un objectif clair. A partir du moment où on sait où l’on va, on peut commencer à s’inquiéter du “comment”.  Il devient alors possible de définir le périmètre du projet. Pour ce faire il faut :

1. Être au clair avec les enjeux du projet
2. Définir les grands sous-objectifs et tâches à réaliser
3. Définir les ressources nécessaires

Une fois ce premier travail réalisé, les limites et paramètres du projet deviennent plus clairs. On est capable de déterminer tout ce qui est dans la cible, et tout ce qui est “hors champ” par rapport à l’objectif final. Tout ceci permet de comprendre ce qu’il est nécessaire de faire, concrètement, pour réaliser le projet. Avec cette vision complète, il est plus facile d’identifier d’éventuels conflits qui pourraient émerger par la suite. Si cela peut paraître simple, cette démarche n’est pas si évidente. Le WBS permet justement de faciliter ce processus.

Le WBS

Le Work Breakdown Structure (ou “structure de décomposition du travail” en français) permet de diviser visuellement l’ensemble d’un projet en sous-ensembles compréhensibles et faciles à appréhender. Dans cette approche, chaque projet doit contenir autant de sous-niveaux que nécessaire jusqu’à arriver au niveau le plus pas : les tâches concrètes à réaliser/les plus petits livrables possibles.

Tout ce qui n’apparaît pas sur le WBS ne doit pas être entrepris. A l’inverse, tout ce qui y figure est nécessaire à la réalisation du projet. Le WBS est donc un découpage hiérarchique d’un projet en livrables spécifiques / travaux à exécuter.

Comment procéder ?

Pour faire un WBS, on procède de la manière suivante :

• On identifie tous les livrables du projet. Il s’agit des éléments qui vont constituer le “produit” final.
• On subdivise le travail qui doit être entrepris.

Pour construire un WBS, on doit donc diviser le projet en différentes composantes. On commence par les grands éléments de niveau 1, puis on identifie les composantes de niveau 2, de niveau 3, etc. En partant du “produit” final visé, on effectue un découpage méthodique du travail qui permet de le réaliser. On détermine alors les activités ou tâches principales pour réaliser chacune des composantes identifiées. L’objectif est de poursuivre ce travail jusqu’à atteindre un niveau où il n’est plus utile de préciser davantage les choses.

Le sommet de l’organigramme est donc le produit fini. Les niveaux intermédiaires peuvent porter l’un des noms suivants : phases, sous-projets, tâches, macro-tâches, ou livrables. Peu importe le terme, l’essentiel étant que cela soit clair pour vous.

Les règles à respecter

Pour tirer le meilleur parti de votre WBS, respectez les règles suivantes :

• La règle des 100%. L’ensemble des éléments de chaque niveau doivent représenter 100% du travail nécessaire pour réaliser votre projet. De même, à l’intérieur d’une branche, les différents éléments listés doivent permettre d’accomplir intégralement l’objectif/la tâche de niveau supérieur.
• Chaque tâche est spécifique. Aucune sous-composante ne doit être inscrite deux fois ni ne doit recouvrir partiellement le périmètre d’une autre tâche de même niveau. Sans cela, on viole la règle des 100% et on risque de se tromper dans l’estimation du temps ou du coût du projet.
• Trois niveaux par colonne. D’une manière générale, essayez de ne pas dépasser 3 niveaux par colonne. Si vous allez plus dans le détail, vous risquez de trop décomposer le tâches au niveau le plus bas, ce qui rajoutera de la confusion sans améliorer l’efficacité.

Amender son WBS

Le WBS constitue une excellent base pour planifier un projet. En effet, une fois le diagramme réalisé, on dispose d’une vue d’ensemble des tâches à effectuer. Il est alors facile de répartir le travail, de le hiérarchiser en fonction des priorités, etc. En fonction des risques ou des soutiens identifiés, certaines tâches pourront être modifiées ou simplement planifiées en conséquence. Pour résumer, une fois votre WBS mis au propre, vous aurez défini le périmètre et le contenu de votre projet de manière exhaustive.

Les bénéfices du WBS

Premièrement, le WBS permet d’obtenir une représentation globale d’un projet. Cette clarté permet d’avancer de manière plus sereine, mais aussi de maintenir la motivation en “cochant les cases” au fur et à mesure. Si votre projet nécessite des ressources financières, il permettra aussi d’identifier les coûts de chaque étape. En effet, vous pouvez facilement associer un budget à chaque tâche, mais aussi un coût en terme de temps. Cela vous donnera une meilleure idée de l’investissement que représente ce projet (même s’il n’est pas toujours évident d’anticiper parfaitement les coûts de certaines tâches).

Par ailleurs, si la réalisation d’une tâche prend du retard, vous saurez immédiatement quels autres éléments sont impactés. Lorsqu’on réalise un projet à plusieurs, cela permet de répartir l’effort et d’ajuster le tir assez rapidement. Vous pouvez même modifier votre représentation graphique en attribuant un code couleur qui permettra d’un seul coup d’œil d’identifier la santé du projet. Voici un exemple de code couleur fréquemment utilisé :

• Rouge : les tâches en retard
• Jaune : les tâches à risque
• Vert : les tâches en cours de réalisation
• Bleu : les tâches terminées

En utilisant un outil de gestion “Kanban” comme Trello, le suivi du WBS sera encore plus aisé.

L’essentiel des bénéfices du WBS

En résumé, les avantages à réaliser un WBS sont nombreux. Cet outil peut notamment vous aider à :

• Estimer le coût global d’un projet
• Identifier les interdépendances entre les différentes composantes d’un projet
• Élaborer un planning
• Répartir les responsabilités et les rôles si vous travaillez en équipe
• Suivre l’avancement d’un projet
• Identifier les zones de risque

Outils pour réaliser un WBS

Pour faire votre WBS, plusieurs solutions s’offrent à vous. Tout d’abord, vous pouvez tout simplement utiliser une feuille de papier A3 et des crayons. Si vous préférez avoir une version numérique de votre organigramme, les logiciels de mind mapping ou même un simple tableur peuvent faire l’affaire. L’essentiel est d’aller au plus simple pour que votre représentation soit claire et facilement modifiable par la suite. Certains outils comme Trello peuvent également être utilisés pour créer un WBS. Néanmoins, l’impossibilité de facilement hiérarchiser les tâches sur plusieurs niveaux ne permettra pas de disposer d’une parfaite vue d’ensemble.

Pour terminer

Le WBS est donc une très bonne manière d’avoir une vision exhaustive d’un projet, avant d’entamer la phase de planification. De même, lorsque la réalisation du projet a démarré, cet outil permet d’en suivre la progression d’un coup d’œil. Même si le WBS est utile pour les projets à réaliser seul, c’est en équipe qu’il révélera tout son potentiel !