Que l’on cherche à lancer la dernière innovation technologique, à organiser des vacances à la mer ou à redécorer son intérieur, tout projet bénéficiera d’une planification sérieuse. Bien sûr, il est impossible de tout prévoir à la minute près et de tout anticiper. Mener un projet, c’est trouver un équilibre entre la solidité d’un échéancier qui permet d’avancer, et la gestion de l’imprévu et des opportunités. En cela, une planification bien construite est un outil essentiel qui permet d’avancer plus sereinement et de gagner en efficacité.

Quand planifier ?

Quel que soit le projet, à court ou à long terme, la planification est toujours une démarche payante. Cependant, il est parfois difficile de savoir si on est sur un simple objectif, facile à appréhender globalement, ou si on fait face à un réel projet, plus complexe. La différence principale vient du fait qu’un projet comporte toujours plusieurs étapes séquentielles ou se déroulant en parallèle, là où un objectif simple implique une progression directe.

De par sa complexité, un projet nécessitera donc toujours d’échafauder un plan complet, avec des étapes, des actions organisées et des stratégies pour arriver à ses fins. Il regroupera alors un ensemble d’actions planifiées intentionnellement pour atteindre un ou plusieurs objectifs¹.

Les prérequis à la planification

Pour commencer, il faut bien évidemment choisir un cap, une destination à atteindre. Bien définir l’objectif final d’un projet est indispensable. Voici quelques éléments à respecter pour ce faire :

• Définissez un objectif précis et positif. Que voulez-vous ? Pour quand ?
• Construisez un projet ancré dans la réalité, mais ambitieux. Il faut que vos projets vous sortent de vos habitudes et de vos routines, sinon ils n’exerceront aucune force d’attraction et ne seront pas stimulants.
• Identifiez ce que vous souhaitez obtenir. Pensez aux bénéfices personnels, matériels, sociaux, émotionnels, financiers, etc. À chaque résultat, associez une ou plusieurs mesures qui vous permettront de valider l’atteinte de votre objectif final.
• Explorez l’écologie de votre projet. Quels sont vos freins et vos ressources pour le réaliser ? Devez-vous renoncer à certaines choses ? Y a-t-il des conséquences négatives ou positives pour vous ou pour d’autres personnes ? Cet environnement et les résultats envisagés justifient-ils les efforts à fournir ? Que vous manque-t-il pour atteindre votre projet ? Y a-t-il des risques ?
• Identifiez vos motivations profondes. Quelles valeurs expriment votre projet ? En quoi ce projet est-il important pour vous, qu’est-ce qu’il vous permet de réaliser au-delà même de l’objectif principal qui le constitue ?

Un projet est un véritable voyage. Avant d’embarquer, il faut donc bien déterminer votre destination, le temps de la traversée, et les raisons pour lesquelles vous vous lancez. C’est seulement dans un deuxième temps que vous pourrez réfléchir aux détails du parcours.

S’inspirer des experts

Avant de vous lancer tête baissée dans la planification, laissez-moi vous parler de ce qui différencie les experts des novices dans la conduite de projet. Pour un projet de même nature, les personnes expertes vont commencer par définir plus d’objectifs que les “amateurs” ou les novices. Le niveau de granularité, de détail, sera ainsi plus important. Les experts vont par ailleurs sélectionner plus de stratégies relatives à la technique (exécution concrète des tâches qui constituent le projet) que les non-experts². Quand on maîtrise encore mal un domaine, on a ainsi tendance à employer des stratégies trop générales (ex : « se concentrer », « faire des efforts », etc.) qui ne permettent pas vraiment d’améliorer les performances et de progresser.

Il est donc essentiel d’identifier de nombreuses étapes intermédiaires et de sélectionner des stratégies d’exécution concrètes pour gagner en efficacité sur un projet. Définir des sous-objectifs précis en termes de résultats (définir ce que l’on veut vraiment) est une première étape. C’est ce qui permet dans un second temps de réfléchir à la mise en place de stratégies d’action spécifiques.

Bien sûr, il est évident qu’à qualité d’objectif équivalent, un novice complet dans un domaine sera toujours désavantagé par rapport à quelqu’un de très expérimenté. Cependant, en s’inspirant volontairement de la démarche spontanée des experts, on peut grandement augmenter ses chances de réussite.

Prendre les choses à l’envers : du rétro-planning à la planification inversée

Quelle est donc la meilleure démarche pour définir toutes ces étapes intermédiaires ? Afin de fixer les différentes jalons d’un projet, on peut bien sûr partir de la situation actuelle pour identifier tous les points par lesquels il faudra passer pour arriver à destination. On se demande ce par quoi il faut commencer, ce qui constituera la deuxième étape, et ainsi de suite. Ceci peut très bien fonctionner si l’objectif final est très bien défini, surtout si vous n’en êtes pas à votre coup d’essai dans le domaine du projet en question. Mais ce n’est pas toujours la méthode la plus aisée. Même si cela peut paraître contre-intuitif, il est en réalité plus facile de trouver les bonnes actions à entreprendre quand on prend les choses à l’envers.

Tentez l’expérience. Partez de l’objectif ultime de votre projet, puis demandez-vous quelle est la condition à remplir, juste avant cet objectif final, pour être en mesure de l’atteindre. Par exemple, si vous souhaitez que votre prochain roman soit disponible en librairie à une date donnée, il faudra qu’un certain nombre d’exemplaires aient été envoyés à ces dernières à une date bien précise. Il suffit ensuite de continuer de la sorte jusqu’à arriver à la situation de départ, en identifiant à chaque fois les étapes précédentes indispensables.

Avantage réel ou démarche superflue ?

Si le plan final d’un projet peut paraître assez similaire quel que soit le sens de la planification (dans le sens chronologique ou à l’envers, comme ici), cela n’est pas tout à fait le cas. Partir de la fin force à se projeter concrètement dans les situations en imaginant les prérequis à leur avènement. Il est plus difficile d’oublier des étapes importantes lorsqu’on procède de la sorte.

À l’inverse, un parcours chronologique mènera souvent à l’identification d’étapes intermédiaires superflues, et entraînera l’omission d’étapes essentielles. Même si une planification, quelle qu’elle soit, sera toujours plus efficace que de naviguer à vue, il semble que le fait de remonter dans le temps permet de mieux identifier les éléments critiques et les obstacles éventuels.

Enfin, sachez que planifier à l’envers plutôt que dans le sens chronologique génère plus de motivation et permet d’être plus performant³. Cela reste cependant surtout vrai et utile pour les projets complexes et au long-cours. S’il s’agit d’un projet assez simple ou que vous avez l’habitude de mener, la planification chronologique sera tout aussi performante.

Comment procéder ?

La planification inversée consiste, contrairement au rétroplanning, à réfléchir en partant de la fin pendant toute la procédure. De l’identification des sous-objectifs à la mise en place du calendrier, toute la démarche se déroule en sens inverse. Le rétroplanning nécessite en effet de partir de la fin uniquement au moment de l’organisation des tâches, une fois tous les objectifs intermédiaires listés. Pourtant, c’est le fait d’adopter cette démarche “à l’envers” tout au long du processus qui fait vraiment la différence.

Voici les étapes à respecter pour faire une planification inversée :

1. Définissez précisément votre objectif final.
2. Déterminez les mesures qui permettront de confirmer qu’il est bien atteint.
3. Listez tous les objectifs ou tâches qui devront être accomplis juste avant l’objectif final. Identifiez uniquement les prérequis à cet objectif final.
4. Associez à chacun de ces objectifs intermédiaires des meures d’accomplissement qui permettront de les valider.
5. Continuez de cette manière jusqu’à arriver à la situation actuelle. Poursuivez donc en identifiant les objectifs à valider pour atteindre l’objectif pénultième, et ainsi de suite.
6. Réorganisez hiérarchiquement toutes les étapes intermédiaires. En effet, certains sous-objectifs pourront être poursuivis en parallèle alors que d’autres nécessiteront d’abord d’avoir accompli plusieurs sous-objectifs pour être validés.
7. Réfléchissez à la première action à effectuer pour démarrer le travail sur chaque sous-objectif. Le fait d’identifier cette première « marche » vous permettra de démarrer plus facilement, même si vous n’avez pas identifié le détail de toutes les actions à réaliser.
8. Évaluez la durée de travail nécessaire pour chaque étape et réorganisez votre planning en fonction de cela.
9. Réalisez éventuellement une représentation visuelle de votre plan d’action.

Quelques conseils complémentaires

Autre point d’importance : l’identification des freins et des accélérateurs pour votre projet. Une fois en possession de votre plan global, imaginez les difficultés que vous pourriez rencontrer, les personnes qui pourraient vous mettre des bâtons dans les roues, etc. Cela vous donnera l’occasion de réfléchir à la manière de contourner ces obstacles ou de les surmonter. Voire même de transformer des détracteurs en alliés ou en points d’appui pour avancer.

Bien sûr, prenez aussi le temps d’identifier le positif. Réfléchissez aux ressources, compétences et personnes qui vont vous aider dans votre projet. Vos expériences passées peuvent vous servir, même si elles concernent d’autres domaines que celui de votre projet actuel.

Une fois tous ces éléments précisés, vous disposerez d’un plan précis, étayé, avec une première identification des ressources et des freins éventuels. Rien qu’en ayant pris le temps de faire ce travail, vous aurez déjà augmenté vos chances de réussite de manière très significative. Mais un projet ne se réalise pas seulement avec le meilleur des plans. Il faut passer à l’action, et continuer à y travailler sans relâche pour le mener à son terme !

Conclusion

La démarche de la planification inversée peut réellement vous aider à estimer plus justement les exigences de vos projets et à mieux avancer. Mais elle ne protège pas pour autant des imprévus. Ni d’une mésestimation du temps ou de la complexité de certaines tâches.

C’est pour cela qu’un projet doit non seulement disposer d’un cap précis et d’un plan d’action détaillé, mais aussi faire l’objet de réévaluations intermédiaires. Les projets sont par définition des objets dynamiques, qu’il faut ajuster au fil du temps. Et avec une l’excellente base de travail issue du planning inversé, ces points d’étape, indispensables, n’en seront que plus aisés. Vous pourrez alors consacrer l’essentiel de votre énergie au travail concret et à l’avancement de votre projet.

Références

1. Young, R. A. & Valach, L. (2006). La notion de projet en psychologie de l’orientation. L’Orientation Sc. Prof. 495–509.
2. Cleary, T. J. & Zimmerman, B. J. (2001). Self-Regulation Differences during Athletic Practice by Experts, Non-Experts, and Novices. J. Appl. Sport Psychol. 13, 185–206.
3. Park, J., Lu, F.-C. & Hedgcock, W. M. (2017). Relative Effects of Forward and Backward Planning on Goal Pursuit. Psychol. Sci. 28, 1620–1630.