Dans un précédent billet, nous avons présenté les grands principes de la méthode GTD et son fonctionnement Voyons désormais en détail comment appliquer le processus de cette méthode, pour collecter toutes les affaires en suspens et reprendre le contrôle.

Les 5 étapes du processus

Le processus menant de la récolte de toutes les affaires qui vous occupent l’esprit à l’action se découpe en 5 étapes distinctes : collecter, clarifier, organiser, examiner et agir.

Collecter

On recense toutes les tâches incomplètes, choses à faire, projets, et idées dans tous les domaines et ce quelle que soit leur importance ou leur urgence. Tous les éléments pour lesquels on n’arrive pas à prendre de décision, à passer à l’acte, ou qu’on considère comme non terminés doivent être collectés. Ces éléments sont placés dans la Boîte de réception.

David Allen, l’auteur de la méthode GTD, conseille de respecter les règles suivantes pour la collecte :

• Il n’y a pas de mauvaises idées ;
• Il vaut toujours mieux en collecter trop que pas assez ;
• Suivez le flux de votre pensée dans le processus de collecte (cela donne de l’espace à votre créativité) ;
• Notez bien que les idées ne sont pas des engagements : cela vous donne la latitude d’envisager toutes les options, même si c’est dans des domaines que vous ne maîtrisez pas ;
• Intégrez la collecte à votre mode de vie.

Clarifier

On traite les éléments de la Boîte de réception pour définir leur nature. C’est-à-dire qu’on va déterminer si l’élément collecté est un projet, une action simple de moins de 2 minutes, une action qui demande plus de 2 minutes, ou un document de référence. Pour chaque projet identifié, on détermine le résultat concret à produire. S’il y a plusieurs choses à faire pour ce projet, on formule la première action concrète permettant de l’enclencher et on la note à part. Déterminez au moins la première action de chaque projet à cette étape. Vous pouvez aussi immédiatement clarifier votre projet ou bien décider de le faire plus tard.

Si une action (que ce soit une action indépendante ou une action générée par rapport à un projet) prend moins de 2 minutes à effectuer et que toutes les conditions requises pour l’accomplir sont remplies, faites-là immédiatement pour dégager votre boîte de réception (cela va plus vite que de l’analyser et de la classer, puis de la faire dans un deuxième temps). Enfin, si l’élément n’a finalement pas d’intérêt, on s’en débarrasse.

Organiser

Chaque élément nécessitant plus d’une étape n’est pas une action mais un projet, et ira alors dans le dossier Projets actifs. Les projets peuvent nécessiter des documents d’accompagnement ou de référence, des plans, etc. Ces éléments iront dans le dossier Références alors que les actions iront dans le dossier Premières actions. Il est nécessaire de trier les premières actions en fonction de sous-catégories pour naviguer plus facilement dans le système : domaine concerné, lieu où elles se dérouleront, outils nécessaires à leur réalisation, etc. Cela permettra de décider facilement quelle action réaliser à chaque moment.

Chaque action est soit à déléguer, soit à réaliser à une date précise (on l”inscrit alors sur l’agenda), soit à exécuter dès que possible, soit routinière (ex : exécution tous les 15 jours). Les actions qui ne sont ni à exécuter dès que possible, ni à faire à une date précise peuvent être placées dans un planning ou un échéancier. Enfin, le dossier Incubation comportera les projets, les actions et les idées que vous concrétiserez peut-être un jour, mais que vous choisissez de mettre de côté pour le moment. Comme pour les premières actions, on créera aussi des sous-catégories pour les projets, les références et les éléments en incubation (nous allons y revenir en détail dans les prochains paragraphes).

Examiner

De manière régulière, il faut revoir l’ensemble des actions, options et projets que vous avez recensés pour les ajuster, classer les projets terminés et enlever des premières actions ce qui a été fait. On fera également le ménage en supprimant les éléments qui sont devenus inutiles et non pertinents.

Agir

Dans une journée, les rendez-vous notés sur l’agenda sont prioritaires. De même toute tâche prédéfinie pour laquelle on a prévu un créneau est prioritaire. Viennent ensuite les éléments qui ont été inscrits sur un planning de projet ou dans un échéancier. Enfin, si rien de spécifique n’est prévu, on peut piocher dans sa liste de premières actions. On décide alors à chaque moment de l’action à effectuer. Cela se fait selon 4 critères : le contexte, le temps disponible (par rapport au temps nécessaire pour effectuer l’action en question), le niveau d’énergie que l’action nécessite (par rapport à votre niveau d’énergie actuel) et la priorité de l’action. Une fois qu’on a fait le tri grâce aux trois premiers critères, on peut décider de l’action la plus profitable (ou prioritaire) au moment présent.

L’importance de la clarification pour l’organisation

Pour prendre des décisions par rapport aux choses qui occupent l’esprit, il faut déjà déterminer notre relation à ces choses, se positionner par rapport à elles. Ce sont ces affaires en suspens qui drainent des ressources. Traiter une affaire en suspens, c’est définir le sens précis qu’on lui accorde, puis la classer avec toutes les affaires qui revêtent la même signification. Pour chaque élément collecté dans la boîte de réception, on décide donc de ce qu’il faut en faire. Il est important de séparer la collecte de la clarification pour ne pas brider l’expression et la créativité. Si la première étape consiste à noter et à collecter toutes les idées sans restrictions, alors la clarification consiste à revoir celles-ci et à et à prendre des décisions objectives à leur sujet (qu’est-ce que c’est ? qu’est que cela vaut ? comment cela s’articule avec les autres projets ? dois-je conserver ou jeter cela ? etc.).

Pour chaque élément, on commence par se demander si l’élément est « activable » ou non (peut-il donner lieu à une action de votre part), puis on détermine les résultats voulus et les étapes nécessaires pour l’activer. Si l’élément n’est pas activable, il faut décider s’il est à jeter, à revoir plus tard ou à classer comme matériel de référence. Aucun domaine de la vie ne doit être négligé, mais vous noterez peut-être que vous êtes plus à l’aise dans certains domaines que dans d’autres pour clarifier et déterminer un plan d’action.

Les questions à se poser pour clarifier

Voici un résumé des questions de clarification :

• L’élément est-il activable ?
• Si l’élément est activable :
  • Quels sont les résultats visés (qu’est-ce que je m’engage à accomplir ou achever) ? Sans résultat final précis, il est difficile de naviguer dans la bonne direction.
  • Quelle est la première action à exécuter pour atteindre les résultats voulus (s’en rapprocher) ? Cela permet de progresser vers le but sans avoir tout planifié dans les moindres détails dès le début (ce qui est impossible ou très difficile dans une situation complexe).
• Si l’élément n’est pas activable :
  • C’est un élément sans importance : il n’est plus utile et n’a aucune valeur pour vous, il faut alors s’en débarrasser. Si vous ne prenez pas de décision sur un objet, un souvenir, ou autre, c’est lui qui prend le contrôle sur vous. En cela, clarifier les choses peut soulever des questions délicates.
  • C’est un élément à conserver et à revoir plus tard : ces éléments sont à mettre en incubation. Cela inclut des rêves et des choses plus réalistes, qu’on ne veut pas ou qu’on ne peut pas lancer immédiatement pour des raisons matérielles, techniques, de priorités, etc. L’idée est d’être réaliste sur ses ressources, capacités et envies actuelles pour ne pas se surcharger, et ce tout en gardant en stock les idées et projets qui pourraient bien servir plus tard.
  • C’est un élément de référence : il a valeur d’information utile. Il faut le classer et le placer dans un lieu accessible.

Ce qui compte ce n’est pas le volume d’éléments qui vous entoure, mais la cohérence avec laquelle vous abordez ces éléments.

Qualifier chaque élément récolté pour l’organiser

Une fois qu’on sait si tel élément est une action, un document de référence, un projet en cours, ou un élément à mettre en incubation, il faut le qualifier en détail pour disposer d’un système à l’organisation efficace. En ce qui concerne les actions, elles doivent ainsi être définies en fonction de plusieurs critères pour que vous puissiez ensuite choisir quoi faire à un instant T :

• Type d’action : à faire dès que possible, déléguée, planifiée, routinière ;
• Contexte : l’endroit où l’on se trouve (à la maison, au travail, en ville, etc.), les outils requis (téléphone, mail, ordinateur, etc.), les limites et les possibilités de l’environnement (ex : besoin de telle personne, de tel dossier, etc.), le type d’activité (courses, lecture, projet X, conversation de visu, etc.).
• Temps nécessaire : on peut déterminer des catégories de durée pour les actions : moins de 10 min, 30 min, plus d’1h, etc.
• Niveau d’énergie physique et mentale requis : basse, moyenne, ou haute.

Ce sont donc les contraintes de lieu, de matériel, mais aussi de temps et d’énergie qui vont nous permettre de décider quoi faire à chaque moment. Si je me trouve au bureau, que j’ai peu d’énergie et moins de 15 minutes avant une réunion, je choisirai donc une tâche qui demande peu d’énergie, moins de 10 minutes et qui ne peut se faire qu’au bureau. Je peux aussi décider de me détendre avant ma réunion ou de faire tout autre chose. Le principal étant de prendre une décision avec tous les éléments sous les yeux. La priorité des tâches dépend donc de notre jugement éclairé à un moment précis.

L’importance de la personnalisation de votre système GTD

En plus de ces catégories, vous aurez besoin de classer tous les éléments récoltés en fonction d’autres critères. Cela peut s’avérer pertinent pour faire le découpage entre ce qui relève des hobbies ou du travail, de la famille ou des amis, des différentes missions ou projets que vous avez au travail, etc. N’hésitez pas à être créatifs et à réellement personnaliser le classement de vos actions, projets, idées et documents de référence. Avec Evernote et OneNote, grâces aux étiquettes (tags) ou balises, vous pouvez ajouter des catégories sans aucune limite. Cela vous permettra par exemple de faire une recherche pour trouver tous les projets du dossier Projets en cours qui relèvent des hobbies que vous pratiquez en famille. C’est notamment en cela que le système GTD est plus efficace au format numérique qu’au format papier.

Une catégorie optionnelle : l’horizon

Les éléments que vous avez collectés (projet, actions, documents de référence ou idées) peuvent se situer de manière différente dans le temps et s’inscrire à plus ou moins long-terme. On peut donc ajouter un degré de classement à tous les éléments récoltés en plus des catégories listées précédemment :

• Actions en cours (peuvent prendre de quelques minutes à plusieurs heures)
• Projets en cours (s’étalent au minimum sur plusieurs jours)
• Responsabilités courantes (tâches récurrentes)
• Objectifs à 1 ou 2 ans
• Vision à long-terme
• Intention / Principes / Valeurs

Ce classement est indépendant des différents dossiers présentés. Ainsi, une action peut relever d’une responsabilité courante, tout comme un projet. Une action peut aussi dépendre d’un projet en cours ou être indépendante. Les projets peuvent être à court terme (projets en cours) ou à très long-terme (vision à long-terme). Bref, ce classement constitue un degré différent d’organisation de tout le contenu que vous aurez récolté. Celui-ci est optionnel et on peut lui préférer le découpage en horizons simples :

• Quotidien
• Hebdomadaire
• Mensuel
• Annuel
• À 1 ou 2 ans
• À 5-10 ans
• Principes de vie

Vous disposerez ainsi d’une organisation temporelle pour mettre en perspective tout ce que vous avez récolté, qu’il s’agisse de projets, d’actions ou d’idées.

Conclusion

Encore une fois, la méthode GTD représente un travail exigeant au démarrage. Cependant, le simple fait de collecter, de clarifier et d’organiser toutes les affaires en suspens va vous permettre de reprendre le contrôle, plutôt que de vous sentir submergé. Ce travail prend plusieurs heures, mais peut se faire en plusieurs fois. Vos dossiers seront de toute façon nécessairement enrichis au fur et à mesure. Notez que vous aurez besoin de moins de temps pour mettre à jour votre système que pour le mettre en place.  Prenez le temps de tester cette approche de gestion de l’activité, et vous en tirerez nécessairement des bénéfices.

Pour une présentation plus globale de la méthode GTD, je vous invite à consulter notre précédent billet. Si vous souhaitez rentrer dans le détail de la méthode, je vous conseille vivement la lecture du livre de David Allen :

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S’organiser pour réussir (GTD)

Version papier

Version kindle

Livre audio

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