Certains moments, comme les fins d’années, le nettoyage de printemps, les rentrées ou les vacances, nous offrent l’occasion de faire des bilans, des évaluations et des prises de recul souvent salutaires. Sur le blog, j’insiste souvent sur l’importance de la clarification et de l’analyse. C’est une étape cruciale nécessaire pour gagner en efficacité et qui permet d’agir de manière optimale par la suite.

Si chaque projet important mérite d’être analysé et travaillé individuellement, il est également pertinent d’avoir une vue d’ensemble en évaluant vos projets de manière conjointe. Dans cet article, je vous propose de découvrir une approche scientifique qui permet de faire ce travail. Cette approche, appelée « analyse de projets« , peut être utilisée à la fois comme outil de compréhension et comme technique de productivité. Développée et affinée depuis plus de 30 ans, c’est un outil précieux pour gagner en perspective sur vos projets.

Je vous propose une approche en trois temps dans cette article. Nous allons commencer par voir en quoi cette analyse globale des projets est pertinente. Je vous expliquerai ensuite comment la mettre en place, pour terminer par une partie sur le timing à respecter. Pour faciliter votre analyse, je vous propose un livret complet à télécharger en fin de billet au format pdf.

Pourquoi faire une analyse de projets ?

Il y a de nombreux avantages à faire régulièrement l’état des lieux de vos projets actifs. Les projets actifs sont ceux que vous avez à l’esprit, qui sont en train de germer, ou pour lesquels vous avez déjà commencé à travailler concrètement. Les bénéfices de cette démarche sont nombreux :

• Avoir une vision globale et stratégique de ses projets ;
• Se situer par rapport à ses projets ;
• Hiérarchiser les priorités ;
• Comprendre les interactions entre projets actifs ;
• Évaluer qualitativement chaque projet (cognitivement et émotionnellement) ;
• Mettre en perspective chaque projet (inclusion dans de plus grands projets et découpage en sous-objectifs) ;
• Optimiser sa motivation et son investissement en temps et en énergie ;
• Aide à la prise de décision (décider de ce qui vaut le coup d’être entrepris et ce qui doit être reporté ou abandonné).

Comment faire votre analyse de projets ?

La méthode proposée ici est basée sur les travaux de Brian Little. Ce chercheur en psychologie s’est intéressé à la personnalité, aux projets et à la conception d’outils d’analyse et d’évaluation.  Il a développé une méthode, le PPA (« Personal Projects Analysis » – Analyse des projets personnels), qui a subi de nombreuses évaluations et modifications depuis sa conception en 1983. C’est une méthode puissante pour faire le travail qui nous intéresse ici.

Le PPA, que j’ai traduit et adapté pour vous, est constitué de 4 grandes étapes ou modules :

1. Exploration des projets. On commence par explorer et lister la multitude de projets que l’on a au moment du bilan.
2. Évaluation des projets. Pour les projets les plus importants, on effectue une évaluation cognitive et émotionnelle selon un certain nombre de critères.
3. Impact croisé des projets. On étudie ici l’impact de chaque projet actif sur les autres projets.
4. Imbrication des projets. Pour les 5 projets les plus importants, on explore les réseaux de projets dont ils font partie.

Faire tout ce travail en une seul fois vous prendra sans doute plus d’une heure. Tout dépend du nombre et de la complexité des projets traités. Mais attention, il ne s’agit pas ici de détailler et de clarifier chaque projet individuellement : c’est bien la vision d’ensemble que l’on veut obtenir afin d’avoir une perspective claire et dynamique de nos ambitions pour les mois à venir. Néanmoins, lorsqu’il s’agit de clarifier ou de planifier des projets spécifiques, on peut avancer plus loin avec d’autres outils comme ceux que je vous propose sur le blog.

Quand procéder à l’analyse de projets ?

Soyons clairs : il n’y a pas de fréquence idéale pour faire un tel examen. Tout dépend de vos activités, de la fréquence de renouvellement de vos projets et de vos besoins. Néanmoins, il ne paraît pas excessif de le faire jusqu’à 4 fois au cours d’une même année et au minimum une fois par an. Cela s’explique tout simplement par le fait que si on ne met pas les choses à plat régulièrement, on perd en efficacité et en visibilité.

Afin de voir si les projets de deux personnes sont compatibles, l’analyse de projets peut aussi se faire à deux.

Si on ne prend pas ce moment pour prendre de la hauteur, on perd la vision d’ensemble. On risque alors de finir « la tête dans le guidon », sans savoir si on est efficace ou si tous les projets lancés sont encore pertinents. On oublie même parfois de vérifier qu’un projet est terminé ! De même, votre sentiment et votre vision par rapport à chaque projet changent au cours du temps. Cela peut totalement altérer la pertinence de telle ou telle entreprise.

Vous l’aurez compris, une évaluation régulière permet donc de mettre les choses en perspective. Ceci apporte une dimension supplémentaire et essentielle à l’analyse spécifique de chaque projet. De plus, l’analyse de projets personnels permet même de gagner du temps en amorçant le travail de clarification de chaque projet. Il vous arrivera parfois aussi d’écarter certains projets d’emblée en regard du contexte et des autres projets lancés. Il est donc intéressant de prendre un peu de temps pour cet exercice. Vous éviterez ainsi de diluer votre motivation dans de trop nombreux projets, qui peuvent quelquefois être en conflit les uns avec les autres.

L’outil d’analyse de projets

Maintenant que l’intérêt de la démarche d’analyse de projet a été précisé, passons au concret ! Avec le livret d’analyse de projets, vous serez en mesure de goûter aux bénéfices d’une telle approche. Ce livret est constitué de plusieurs modules qui comprennent des consignes spécifiques et des fiches vierges à imprimer. Tous ces éléments vous permettront de vous lancer dans le bilan de vos projets.

L’analyse de projets permettra de vous poser et de prendre du recul. Vous reprendrez alors vos activités avec plus d’efficacité, de concentration et de plaisir par la suite !

Téléchargez le livret d’analyse de projets

Conclusion

Travailler sur chaque projet de manière isolée est indispensable. Mais avoir une vision d’ensemble, globale, n’est pas non plus un luxe. Dans la vie, nous avons rarement l’occasion de nous consacrer à un seul projet pendant plusieurs mois. Les projets familiaux, professionnels, de formation, de loisirs ou de vacances viennent souvent se télescoper au fil du temps. Avec la multiplication du nombre de personnes ayant plusieurs activités et la fin des carrières linéaires, nos projets se complexifient. L’approche de l’analyse des projets personnels est un outil qui peut vous aider à gagner en efficacité. Le tout dans l’optique de réaliser les projets qui comptent pour vous. En combinant cette approche avec une méthode de gestion de l’activité comme la méthode GTD, vous devriez augmenter votre productivité et être en mesure d’aborder les choses plus sereinement.

Alors n’hésitez plus et prenez une heure pour tester cette approche ! Et surtout, partagez votre expérience de la méthode en commentaire.