Dwight D. Eisenhower, général de l’armée américaine et 34e président des États-Unis, avait comme principe de consacrer son attention aux tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. Ce principe, pourtant très simple, a montré toute son utilité dans le domaine de la productivité et de la gestion du temps.

Pris dans le tourbillon du quotidien, nous avons en effet souvent tendance à nous concentrer uniquement sur les choses urgentes. Mais c’est bien l’importance que les choses ont pour nous et pour nos projets qui devrait guider nos actions. En utilisant la grille de lecture d’Eisenhower, on peut ainsi se recentrer sur un comportement plus stratégique au lieu de se contenter de réagir aux événements.

 

La gestion du temps

Lorsque l’on s’intéresse à la productivité et à l’efficacité, le premier réflexe consiste généralement à réorganiser son agenda. Découper le travail en tranches de cette manière n’est cependant pas l’approche la plus immédiatement efficace pour progresser. En réalité, c’est plutôt la priorisation des tâches qui compte pour gagner en efficacité :

Que décide-t-on de faire ? Quelle tâche reporter ou abandonner ? Quel objectif doit primer par rapport à tel autre ?

Ainsi, même s’il est possible de faire plus de choses en moins de temps, c’est surtout le fait d’être au clair par rapport à ses objectifs et de faire les bons choix qui permet de gagner en productivité. Le temps n’est jamais qu’un cadre dans lequel se déroule des actions. Même si notre agenda est parfaitement organisé, cela n’aura pas beaucoup d’impact si son contenu n’est pas minutieusement construit.

Pour mieux s’organiser, il convient donc de distinguer ce qui est réellement important de ce qui semble l’être. Il faut distinguer ce qui est urgent, pressant, de ce qui compte vraiment. En effet, les actions les plus stratégiques et les plus rentables ne sont pas toujours celles qui doivent être réalisées dans des délais restreints.

 

Comment procéder ?

La matrice d’Eisenhower permet de prendre du recul et de remettre en perspective ce qu’il y a à faire. On y classe les différentes tâches selon deux critères : l’importance et l’urgence. Cette matrice de gestion du temps peut s’avérer très utile au quotidien pour faire le tri et décider de ce sur quoi travailler en priorité. Son utilisation dans une phase de réflexion plus importante peut cependant susciter des remises en question bien plus profondes. Si vous pensez avoir besoin de remettre de l’ordre dans l’organisation de votre travail ou de vos journées, je ne saurais donc que trop vous conseiller cet outil.

Pour l’utiliser, il suffit de tracer un tableau comportant 2 lignes et 2 colonnes, organisées selon deux axes : importance et urgence. On obtient alors quatre cases (ou quadrants) dans ce tableau :

  1. Urgent et important. Ex : crises, problèmes pressants, projets à dates butoirs proches…
  2. Important mais non urgent. Ex : objectifs, développement d’un réseau, recherche de nouvelles opportunités, planification à long-terme, développement personnel, loisirs…
  3. Urgent, mais pas important. Ex : interruptions, e-mails, appels, réunions, activités populaires ou non récurrentes, affaires pressantes…
  4. Ni urgent, ni important. Ex : futilités, occupations, activités de procrastination, certains appels et e-mails, activités de plaisir passives…

Représentation graphique de la matrice de gestion du temps d'Eisenhower

Mieux comprendre les quadrants

De prime abord, il peut paraître difficile de faire le distinguo entre les choses en fonction de leur degré d’urgence ou d’importance. Néanmoins, en précisant un peu ces quadrants, le classement devient plus aisé.

Pour commencer, une tâche sera considérée comme urgente si elle nécessite votre attention immédiate. Quelque chose d’urgent a ainsi le potentiel de vampiriser votre attention et de vous mettre sous pression. Et pourtant, beaucoup de ces tâches sont simples, amusantes, ou encore populaires, sans pour autant être importantes. Prendre un peu de recul permet justement d’éviter de tomber dans le piège d’une tâche qui semble nécessiter immédiatement toute votre attention, alors que ce n’est pas le cas.

Les choses importantes quant à elles contribuent à nos buts à moyens ou à long-terme, voire à nos grands objectifs de vie. Malheureusement, nous ne consacrons pas nécessairement notre temps à ces activités importantes, surtout si elles ne semblent pas urgentes. Il faut donc être proactif pour ne pas les négliger, puisqu’elles n’accaparent pas systématiquement notre attention. En revanche, si on les ignore, elles finiront par devenir urgentes (ou très pressantes). Ceci conduit alors à s’enfermer dans un cercle vicieux où l’on se contente de réagir, en courant après les événements. En laissant les choses urgentes et importantes s’accumuler, vous finirez par ne plus avoir de temps pour quoi que ce soit d’autre. Ce qui est, soit dit en passant, une excellente recette pour le burn-out.

Quant aux quadrants 3 et 4, ils regroupent des choses non importantes, qu’elles soient urgentes ou non. Lorsque l’on cherche à être efficace, il faut donc passer plus de temps dans le 2e quadrant tout en maîtrisant le temps passé dans le quadrant 1, et  sans trop se préoccuper des quadrants 3 et 4. Passer du temps dans le 2e quadrant permet d’anticiper les choses, et de saisir des opportunités plutôt que de subir les événements. Mais cela implique d’être au clair avec ses priorités, et d’apprendre à refuser certaines propositions et activités qui peuvent être paraître urgentes sans pour autant avoir d’importance .

Trier vos tâches et activités – le travail de fond

Pour utiliser cette matrice, je vous invite à lister toutes vos activités et à vous poser les questions suivantes pour chaque tâche :

  • Quel est le niveau d’urgence de cette tâche ? Quelle est sa date butoir ? Pour quand dois-je la réaliser au plus tard ?
  • Quel est le niveau d’importance de cette tâche ? Que se passera-t-il si je ne la réalise pas ?

Les éléments importants sans être urgents vous aideront à atteindre vos objectifs, sans être cruciaux sur le moment. Les tâches urgentes et non importantes seront liées la plupart du temps à des interruptions venant d’autres personnes. Ces dernières sollicitent votre attention pour atteindre leurs propres objectifs. Les tâches non urgentes et non importantes ne sont quant à elle pas toujours à évacuer. Certaines d’entre elles doivent être faites, sous peine de progresser vers le premier quadrant. Consacrer quelques minutes de vos journées à celles-ci devrait être largement suffisant, dans la majorité des cas.

Au final, la matrice de gestion du temps vous sera utile dans de nombreux domaines, tant en ce qui concerne la vie privée que la vie professionnelle :

  • organisation de son travail,
  • gestion des priorités,
  • prise de décision,
  • délégation à un tiers…

Prendre une décision sur le vif

Une fois le travail de fond réalisé et vos priorités mises au clair, vous saurez plus facilement catégoriser les imprévus en fonction de leur urgence et de leur importance. Si vous êtes interrompu(e), vous pourrez vous poser quelques questions rapides afin de savoir dans quel quadrant classer la tâche qui sollicite votre attention. En voici quelques exemples :

  • Est-ce que cette tâche relève de ma responsabilité ?
  • Cette tâche est-elle importante pour moi, par rapport à mes objectifs ?
  • Est-ce que cette tâche est urgente ? Doit-elle être accomplie immédiatement ?

Avec votre grille « de fond » complétée au préalable, vous n’aurez besoin que de quelques instants pour prendre une décision dans l’immense majorité des cas.

Des applications pour faire le travail

S’il suffit d’utiliser une feuille de papier et un crayon pour faire une matrice d’Eisenhower, sachez qu’il existe également de nombreuses solutions numériques. Voici par exemple quelques applications gratuites sur iOS et Android :

D’autres services plus généralistes comme Trello, Evernote, OneNote ou même un logiciel de traitement de texte peuvent faire l’affaire, selon vos préférences.

 

Conclusions

Outil très simple, mais pourtant très efficace, la matrice de gestion du temps d’Eisenhower permet à chacun de prendre du recul et de s’interroger sur ses objectifs et ses projets. On distingue ainsi ce qui compte vraiment de ce qui ne fait qu’accaparer indûment notre attention. En remplissant cette grille, on distingue aussi plus facilement ce qui est source de procrastination.

Il n’est bien sûr pas interdit d’aller plus loin que ce simple exercice. On peut par exemple croiser cette approche avec celle de la méthode méthode GTD pour gérer toutes ses obligations et projets quotidiens. Néanmoins, cette simple matrice peut déjà vous faire énormément progresser. C’est aussi un excellent outil pour faire le point lorsqu’on se sent dépassé par les événements.

Alors n’oubliez pas de vous questionner pour savoir ce qui est important pour vous !

 

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Bastien Wagener

Docteur en psychologie et Maître-praticien PNL, je suis passionné à la fois par le développement personnel, mais aussi par la recherche sur les capacités et potentialités incroyables de l’être humain!

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