Notre temps est limité, non extensible. Notre attention étant par ailleurs siphonnée de toutes parts, il n’est pas rare d’avoir l’impression de perdre son temps tout en étant occupé. Il est donc indispensable de définir nos priorités, de faire des choix. Plus qu’une lutte pour la productivité, mieux gérer son temps est aujourd’hui devenu une préoccupation indissociable du bien-être.

Pour vous aider dans cette démarche, je vous propose de découvrir une approche globale de gestion du temps, le timeboxing. Il ne s’agit pas d’une méthode miracle, mais d’une philosophie basée sur des réalités physiologiques qui permet de gagner en efficacité, quels que soient vos projets.

Qu’est-ce que le timeboxing ?

Le timeboxing est une technique de gestion du temps qui a vu le jour dans le domaine du développement logiciel, au sein de la méthode agile qui implique de livrer fréquemment et régulièrement des parties du produit final. L’objectif est ainsi d’accélérer le développement, d’obtenir rapidement un feedback des utilisateurs, mais aussi de lutter contre la procrastination en multipliant les dates butoir.

Le concept général du timeboxing est assez simple. Il s’agit de diviser un projet en périodes assez courtes, toujours identiques. La durée de ces “boîtes” varie entre 2 et 6 semaines en fonction des spécificités du projet sur lequel on travaille. On définit donc plusieurs périodes de temps au cours desquelles on peut produire une partie limitée mais viable du projet final. Pour que cette approche fonctionne, il faut bien entendu que la charge de travail associée à chaque boîte soit réaliste. Une fois la durée des boîtes définie, il s’agira ensuite de répartir les tâches au cœur de celles-ci pour que le rythme défini soit respecté.

3 niveaux de timeboxing

Cette première approche “projet” du timeboxing a été complétée par deux autres niveaux par la suite, niveaux provenant d’approches complémentaires. On peut résumer ces trois échelons de la manière suivante :

• Le niveau “macro” : les projets. On rythme le travail en déterminant des sous-objectifs et des “livrables” intermédiaires. Ces boîtes sont d’une durée variable de 2 à 6 semaines, en fonction des projets.
• L’échelon intermédiaire : les semaines et les journées. On découpe son planning en plages horaires, consacrées à divers projets, divers types de tâches, diverses activités ou responsabilités. Ceci permet d’avancer de manière fiable sur de multiples projets, sans perte de temps. On parle aussi de “timeblocking” pour ce niveau.
• Le niveau “micro” : les sessions de travail. Ici, on passe à la réalisation des tâches, en respectant les rythmes psychophysiologiques. L’activité à réaliser est découpée en petits blocs alternant travail et pauses pour une efficacité maximale.

La gestion par blocs de temps est donc à la fois une approche de planification, de gestion du temps et de gestion des tâches. Le mieux étant l’ennemi du bien, il faut bien sûr s’autoriser une certaine flexibilité pour que le timeboxing ne devienne pas contreproductif.

Le timeboxing comme approche globale

La méthode globale, présentée dans cette article, élargit le spectre du timeboxing en y intégrant d’autres techniques proches, dont voici les définitions :

• Task batching. Grouper plusieurs tâches similaires (généralement courtes) dans le même bloc de temps pour réduire la perte de temps liée à l’alternance fréquente entre des tâches très différentes. On préférera ainsi réaliser 2 sessions de 15 minutes consacrées aux mails chaque jour, plutôt que de les consulter régulièrement tout au long de la journée.
• Day theming. Il s’agit de consacrer une journée donnée à un thème particulier. Les indépendants utilisent souvent cette démarche pour dédier un jour à l’administratif, un jour à la veille concurrentielle, un autre aux rendez-vous, etc. Cette thématisation par jour ou demi-journée permet de se focaliser sereinement sur une chose à la fois.
• Time blocking. Le blocage de temps sur des durées pouvant aller de quelques minutes à plusieurs heures est une déclinaison de la thématisation par jour. On consacre des boîtes de temps courtes à un sujet et à un seul. En fonction de la durée de la boîte, celle-ci peut contenir une ou plusieurs sessions de niveau “micro”.

Dans une démarche globale de boîtes de temps, on se fixera donc des dates butoir proches et stimulantes, tout en organisant ses activités en journées et en sessions par souci d’efficacité. Comme il est rare de ne travailler que sur un seul projet à la fois (surtout si on intègre la sphère privée à l’exercice), il est ainsi nécessaire d’incorporer tous ces éléments au timeboxing.

Les avantages du timeboxing

Le timeboxing est efficace pour 3 grandes raisons :

• Un système de fixation d’objectifs proches et stimulants. En inscrivant ces éléments dans le calendrier, on rend le tout visuel et intuitif. Pour ceux qui travaillent en équipe, cela améliore la communication et simplifie les échanges. De plus les sessions de travail, basées sur nos rythmes psychophysiologiques permettent de gagner en efficacité.
• Le gain de contrôle et la préservation de la volonté. En planifiant des blocs de temps, on évite d’avoir à prendre des décisions en permanence sur la prochaine tâche à effectuer. On se concentre sur le processus, on gagne en efficacité, et on génère de multiples petites victoires qui stimulent notre motivation. En limitant le temps passé sur un travail donné, on évite aussi de s’éparpiller dans un perfectionnisme contre-productif, associé à la procrastination.
• L’impact des dates butoirs. Plus on a de temps disponible, plus on risque de passer de temps sur un projet ou une tâche qui n’en méritait peut-être pas tant. En se limitant systématiquement dans le temps, pour chaque boîte, on avance mieux.

Le timeboxing permet ainsi d’optimiser son temps et de se concentrer sur une chose à la fois. Le tâches déplaisantes ou difficiles avancent plus vite, et on évite de passer un temps prolongé à les redouter ou à les repousser. Les tâches trop courtes bénéficient quant à elles d’un regroupement dans des boîtes, ce qui les rend plus faciles à appréhender et à intégrer de manière cohérente à un emploi du temps. In fine, on dispose également d’une meilleure visibilité sur le travail effectué.

Comment mettre en œuvre le timeboxing ?

Le timeboxing peut concerner un projet à multiples étapes, des tâches très spécifiques et ponctuelles, mais aussi des activités régulières que l’on optimise en les contraignant à des boîtes temporelles (consultation d’e-mails, réunions, brainstorming). Quelle que soit le niveau d’application du timeboxing, le principe consiste à allouer un temps maximal à une tâche, puis de compléter l’activité en question pendant cette durée. Une fois le temps écoulé, on s’arrête et on regarde si les objectifs fixés ont été atteints. Chaque boîte de temps possède toujours une limite temporelle, un objectif spécifique, ainsi que des livrables.

Comme le laissait entendre la présentation des 3 niveaux en début d’article, cette méthode est aussi pertinente pour gérer des projets professionnels que pour organiser ses activités personnelles. Il est possible de l’utiliser à tous les niveaux, ou seulement à un des trois. Voyons comment procéder.

1. Niveau macro : les projets

Quand on se lance dans un projet, il faut toujours commencer par en définir précisément l’objectif. Une fois ce travail fait, le timeboxing permet d’en faciliter la réalisation. Il s’agit alors de choisir une taille pour les blocs de temps qui vont composer le projet. Leur durée peut varier de 2 à 6 semaines maximum. Ce calibrage est très important, car il doit stimuler le passage à l’action, sans rendre le travail impossible ni encourager à la procrastination. Pour plus de simplicité et d’efficacité, on utilisera systématiquement la même taille de boîte à chaque étape du projet. De plus, toute boîte s’articulera autour d’un objectif spécifique, correspondant à un livrable.

Le premier livrable doit être fonctionnel et utilisable seul. Les suivants devront conserver cette caractéristique, mais peuvent bien sûr s’appuyer sur les livrables précédents. Selon le projet, il pourra s’agir d’un logiciel, d’un chapitre de livre, d’un document, d’une session de formation, d’une partie fonctionnelle d’un meuble, d’une pièce rénovée de la maison, etc.

Enfin, il est impératif de vérifier si le but a été partiellement ou complètement atteint une fois le bloc de travail terminé. Cela permet en effet de réajuster l’objectif du bloc suivant si nécessaire.

2. Niveau intermédiaire : l’organisation de la semaine et des journées

À ce niveau, on se rapproche de méthodes de gestion du travail plus classiques. Il s’agit ici d’agencer les divers projets et responsabilités sur l’ensemble de la semaine. En fonction de vos priorités et du temps nécessaire pour respecter les échéances de vos projets, vous pourrez créer plus ou moins de boîtes de temps, plus ou moins longues.

Ce planning permet de se focaliser sur une chose à la fois et de réduire le niveau de stress. Bien sûr, il faudra veiller à se laisser des marges de manœuvre afin que le tout ne devienne pas contreproductif. Vous n’êtes donc pas obligés de remplir tout votre emploi du temps comme dans l’exemple ci-contre. Commencez plutôt avec une structuration plus légère, et augmentez la charge en fonction de vos progrès et de vos ressentis.

Pour réaliser ce type d’organisation hebdomadaire, commencez par lister vos responsabilités et vos projets. Vous pourrez alors décider de l’agencement de vos journées. Chaque boîte pourra faire entre 15 minutes et 4 ou 5 heures au maximum. Ces boîtes peuvent correspondre à :

• Une tâche particulière pour un projet. Ex : montage vidéo, réunion, session de brainstorming…
• Un ensemble de tâches différentes correspondant au même projet. Ex : gérer la communication sur les réseaux sociaux, créer des supports graphiques pour cette communication, réfléchir à la stratégie globale de communication…
• Un regroupement de tâches courtes. Ex : e-mails, prise de rendez-vous et appels…

En fonction de la profession que l’on exerce, on peut également associer un thème à certaines journées, afin d’éviter les changements de focus incessants. La thématique dominante de la journée correspondra ainsi à tel ou tel aspect de votre métier, ou à un projet particulier.

3. Niveau micro : les sessions de travail

Une fois le planning organisé, on pourra s’atteler au travail contenu dans chaque boîte de temps. On commencera donc par identifier précisément la ou les tâches à effectuer pendant le temps imparti. Il faudra ensuite régler une alarme qui sonnera la fin de la session, afin de se focaliser uniquement sur le processus et de se concentrer pleinement.

Peu importe les résultats obtenus, l’idée est toujours d’arrêter de travailler au moment où l’alarme retentit. S’il reste très peu à faire pour boucler le travail, on peut bien sûr jouer les prolongations. Mais cela doit rester exceptionnel et maîtrisé. En revanche, quand les boîtes correspondent à des tâches récurrentes ou à des projets plus conséquents, il est essentiel de respecter les frontières préétablies, quitte à réviser la taille de la boîte la fois suivante.

Enfin, l’organisation de ces sessions se fera préférentiellement selon la méthode Pomodoro, qui permet là encore de gagner en efficacité. L’illustration ci-contre présente un exemple de découpage “standard” d’une session de travail selon cette méthode. Notez que l’utilisation d’un minuteur devient indispensable ici, afin d’alterner correctement entre travail focalisé et récupération.

N’en faites pas trop

Au début, on mésestime souvent le temps nécessaire pour un travail donné. On pense pouvoir aller plus vite, ou au contraire, avoir besoin d’un temps conséquent pour effectuer le contenu d’une boîte donnée. Il faut donc procéder à des ajustements. Il arrive par ailleurs que l’on se retrouve coincé dans un emploi du temps trop rigide en voulant trop bien faire. On devient alors incapable d’intégrer l’imprévu. Le timeboxing n’est qu’un outil : c’est un guide pour avancer avec plus d’efficacité et non pas un carcan. Je vous invite donc à laisser des espaces dans vos journées pour pouvoir vous adapter.

Dans les activités de loisirs, l’excès peut être encore plus contreproductif. Quand on les surplanifie, on les vide de tous leurs bénéfices émotionnels et du bien-être qu’on peut en tirer.

Commencez ainsi de préférence avec quelques boîtes au début, et montez en puissance au fur et à mesure. Vous pouvez aussi très bien démarrer avec un seul des trois niveaux de timeboxing. Cette approche aide en effet à créer des habitudes et des routines, et celles-ci se mettent en place de manière plus pérenne lorsqu’on commence petit.

Enfin, n’oubliez pas de vous laisser des espaces pour faire des pauses. Certaines de ces “respirations” seront intégrées dans les blocs, mais votre agenda doit aussi contenir des espaces libres, de transition entre les blocs.

Quelques applications pour faire du timeboxing

Il existe de nombreux outils pour faire du timeboxing, qui dépendent notamment du niveau auquel on s’intéresse. La plupart d’entre eux sont des applications de suivi du temps qui donnent de meilleurs repères dans l’organisation des boîtes. Quand cette organisation est visuelle et facile à appréhender, elle est bien plus efficace. Voici quelques suggestions, qui pourront vous aider dans votre démarche :

• Au niveau macro, on peut utiliser des outils comme Trello ou Toggl pour suivre l’avancement du travail sur chaque projet.
• Au niveau hebdomadaire, votre agenda sera votre meilleur allié, que vous utilisiez Google Agenda, le calendrier Office ou celui de macOS. N’hésitez pas à utiliser différentes couleurs ou agendas pour mieux vous repérer.
• Enfin, de nombreuses applications permettent de gérer les sessions de travail : Pomodone, Pomotodo, Timebox Timer, Marinara…

Certaines applications permettent même de gérer tous ces niveaux à la fois, comme Clockify ou Tmetric. À vous d’explorer ces outils. Notez cependant que ces derniers doivent rester des éléments facilitateurs, et non devenir une source de contraintes supplémentaire.

Conclusions

Le timeboxing est une approche globale de gestion du travail dans le temps. En se fixant des objectifs clairs et circonscrits dans la durée, on peut se focaliser sur le processus plutôt que sur le résultat, et on avance plus vite. Qu’il s’agisse de projets imposants, d’obligations quotidiennes ou de petites tâches répétitives et chronophages, cette méthode vous permettra de repenser votre agenda et de gagner en efficacité. Sur les tâches rébarbatives et régulières, de petits blocs de temps garantissent d’avancer régulièrement et d’accumuler les petites victoires. Sur les grands projets, ils facilitent l’appréhension des choses, et assurent des progrès constants. Quelque soit le niveau auquel on s’intéresse, cette approche a su démontrer sa pertinence en s’appuyant sur nos rythmes psychophysiologiques et sur les travaux de recherche en gestion de projet.

Néanmoins, comme toute méthode complète et complexe, il faudra l’adapter à votre fonctionnement et à vos besoins. Le travail de restructuration et d’organisation de vos activités ne peut être fait par nul autre que vous. Si cette approche vous intéresse, il faudra donc procéder par étapes et ajuster votre organisation au fil de l’eau. Mais sachez qu’une fois en place, ce type de structure peut être très libérateur. En vous focalisant sur une chose à la fois, et en vous appuyant sur une organisation fiable, vous pourrez aller à l’essentiel et mieux profiter du temps dont vous disposez.