Lorsqu’on est dans le flou et que certains de nos repères disparaissent – comme ça a été le cas dernièrement avec le télétravail – cela entraîne irrémédiablement une baisse de la productivité. Bien sûr, une liberté totale dans l’organisation de son travail est une chance formidable pour être plus efficace en adaptant notre journée à nos préférences personnelles. On peut même réussir à en faire plus en moins de temps. Mais cela implique aussi d’être capable de s’organiser correctement, et tout le monde ne dispose pas nécessairement des outils et des informations pour ce faire.

Apprendre à s’organiser et à structurer ses journées est donc indispensable, surtout que toutes les heures ne se valent pas d’un point de vue cognitif !

Le lien entre volonté, efficacité et organisation

Quelle que soit la profession que l’on exerce, il nous faut toujours prendre un certain nombre de décisions sur ce qu’il y a à faire et à quel moment. Le fait de réaliser ces choix a un donc un coût en self-control, en motivation et en énergie. Et même s’il existe des manière de limiter l’épuisement lié à la prise de décision et des techniques pour “recharger les batteries”, il est tout de même globalement plus difficile de contrôler ses comportements et de faire les bons choix à mesure que la journée avance¹. La procrastination peut alors vite prendre le pas.

Si cette notion de volonté et de self-control est si importante, c’est parce qu’elle est un facteur central de succès. Au niveau scolaire, c’est même un meilleur prédicteur de réussite que le QI². Heureusement, rien n’est figé en la matière. Cette dimension peut être travaillée et développée. Toutefois, la meilleure manière de ne pas épuiser cette ressource reste de ne pas avoir à y recourir. C’est là que l’organisation et les prises de décisions anticipées peuvent faire des miracles !

Par exemple, décider de ne pas acheter de snacks quand on fait les courses évite de céder à la tentation du grignotage plus tard, puisqu’aucune “gourmandise” n’est facilement disponible. On protège ainsi sa volonté en évitant les situations qui exigent d’y avoir recours. Et ceci marche quel que soit le domaine. Anticiper les futures demandes en volonté permet de protéger cette dernière en réduisant les efforts à fournir par la suite.

L’influence de la planification

La planification stratégique en amont peut donc booster les performances de manière significative. À condition bien sûr qu’elle prenne en compte le contenu des tâches à réaliser, la notion de volonté et de motivation, ainsi que les particularités personnelles.

Une recherche a d’ailleurs montré qu’une intervention sur l’organisation du temps d’étude et de révision – impliquant l’exercice de la volonté via des outils de planification, de suivi et de régulation – permettait d’améliorer la volonté et l’autorégulation chez des étudiants. Mieux encore, travailler la volonté dans un domaine spécifique (ici les études) avait un impact plus général : meilleure régulation de l’alimentation, du tabagisme, de l’activité physique, des finances, des taches ménagères et du temps³. Mais si vous n’êtes plus étudiant, soyez rassuré. Il est en effet possible d’intervenir de manière similaire au niveau financier⁴ ou dans le domaine de la santé (activité physique)⁵.

Ceci nous montre que le fait de planifier les journées de travail n’est pas un exercice vain et chronophage. Le fait de “pré-décider” des moments où l’on va exécuter des tâches routinières facilite la vie et permet d’établir de nouvelles habitudes. Cela s’explique notamment par le fait que lorsque l’on a plein de choses “à faire” pour lesquelles on n’a pas pris de décision notre concentration s’en voit perturbée⁶. On fait alors face à un stress accru. Ce phénomène, qu’on appelle “effet Zeigarnik” , peut être détourné de manière positive. Néanmoins, dans l’immense majorité des cas, il génère plutôt une baisse d’efficacité non négligeable.

Efficacité et physiologie

Celui qui est convaincu de l’intérêt de la planification peut avoir envie de s’y atteler directement, en prenant uniquement en compte les contraintes externes (lieux, priorités, etc.). Or, toutes les heures de la journée ne se valent pas. En effet, la plupart des gens sont plus efficaces le matin car les ressources cognitives ont tendance à baisser au fil de la journée. Il faudra alors fournir plus d’efforts à 15h qu’à 10h du matin pour les mêmes tâches. C’est pour cela que beaucoup de spécialistes de la productivité recommandent de débuter la journée de travail par les choses les plus difficiles⁷.

Heure de la journée et motivation

Ce déclin naturel progressif des ressources attentionnelles au fil de la journée peut altérer le type de motivation ressenti et les bénéfices qui en découlent en termes de bien-être⁷. En clair, notre motivation sera plus énergisante et satisfaisante en début de journée qu’en fin de journée, et ce peu importe son type. Au fur et à mesure que les heures s’écoulent, le travail devient ainsi plus laborieux. Sans rentrer dans le détails des travaux sur le sujet, sachez qu’on est plus à même de gérer sa motivation en début de journée et qu’il est donc plus simple de la mobiliser pour des tâches difficiles.

Les cycles de la vigilance et de l’attention

À ces aspects liés à la volonté et à la motivation viennent s’ajouter les effets liés à nos cycles physiologiques de vigilance et d’attention. D’une manière générale, l’être humain subit une chute d’énergie en milieu d’après-midi, après avoir bénéficié d’un pic d’efficacité le matin, pic qui se reproduira en fin de journée. Et au sein même de ce rythme circadien, on retrouve des cycles attentionnels s’étalant sur 90 à 110 minutes.

Nous ne sommes toutefois pas parfaitement égaux face à ce phénomène. Certains sont plus “du matin” , d’autres plus “du soir” , et d’autres se situent quelque part entre ces deux extrêmes. Du point de vue cognitif, ces typologies sont une réalité qu’il est souhaitable de prendre en compte lorsqu’on planifie son travail.

En effet, plus on force les choses en la matière, moins le “retour sur investissement” sera intéressant. D’où l’importance des pauses, voire des siestes pour maintenir un bon niveau de concentration. On peut aussi avoir recours à des séances de méditation, ou même s’adonner à des tâches créatives pour recharger ses batteries en lâchant prise. En intégrant ces éléments à la planification du travail, on est sûr d’être moins stressé et plus efficace.

Enfin, autre élément d’importance lorsqu’on parle d’efficacité et de cognition : la clarté. Il est indispensable de mettre une fin nette à la journée de travail et de s’y tenir. La déconnexion du travail n’est pas qu’une question de bien-être, c’est aussi le meilleur moyen de mieux s’y impliquer par la suite.

Comment s’organiser ?

L’organisation et la planification devraient faire partie de notre quotidien professionnel, comme c’est le cas pour n’importe quel chef de cuisine. On commence par une mise en place : préparation des “ingrédients” dans les bonnes proportions, organisation du “plan de travail” afin d’être efficace pendant tout le “service” … Il s’agit donc d’élaborer des stratégies en amont pour les exécuter ensuite. Cela ne signifie pas pour autant que l’on s’enferme dans une disposition rigide qui nous empêcherait de gérer l’imprévu, bien au contraire.

Il est toujours rentable de consacrer les premières minutes de sa journée à l’organisation plutôt que de se lancer tête baissée dans le travail. Voyons comment procéder.

1. Fixer ses priorités

Pour commencer, il est important de savoir précisément ce qui a de l’importance pour nous. Et cela dépasse bien sûr la planification d’une simple journée de travail. En cas de doute, c’est cette réflexion de fond qui permettra de prendre la meilleure décision. Cela constitue un véritable filet de sécurité, une boussole pour nous guider en toutes circonstances. Définir ses priorités principales permet de savoir à tout instant à quoi consacrer l’essentiel de son temps.

Sans cela, on risque de s’engager dans les priorités des autres, ou dans ce qui est facile mais pas important. Naviguer “à vue” peut alors vite devenir une source de stress et entraîner une perte de lucidité et d’efficacité.

Sachez que les priorités sont toujours d’un niveau assez général, et qu’elles varient en fonction des activités professionnelles. Voici quelques exemples :

• Maintenir ma santé et mon bonheur
• Nourrir mes relations (famille, amis, etc.)
• Apprendre de nouvelles choses
• Accompagner les autres (faire du coaching et enseigner)
• Aider mes collègues
• …

Il n’y a pas de nombre magique à respecter, mais il faut éviter de lister des dizaines de priorités, car si tout est important, plus rien ne l’est. Par ailleurs, avoir des priorités n’interdit pas de se consacrer à toutes les autres tâches qui, même si elles ne sont pas prioritaires, restent incontournables. Il s’agit simplement de mettre l’accent sur les éléments listés et de les garder en tête afin de  faire de meilleurs choix.

2. Se créer une structure personnalisée

Une fois les priorités définies, il est indispensable de passer à la planification. Certes, les plans que l’on élabore sont rarement exécutés à la lettre, mais sans eux, on est sûr d’errer et de perdre en efficacité. Une organisation globale a pour but de créer une structure pour nos activités quotidiennes. Grâce à cette dernière, il est plus facile de s’adapter lorsque les choses changent et deviennent imprévisibles.

D’ailleurs, avec l’explosion et l’installation durable du télétravail, ne serait-ce que de manière partielle, l’élaboration de structures personnelles devient indispensable. Quand on est en télétravail, le champ des possibles est bien plus grand, ce qui peut être à la fois une chance ou un vrai problème. En effet, sans les trajets quotidiens et les rituels liés au bureau, tout peut vite se déstructurer.

Commencez par imaginer votre jour de travail idéal. Définissez un début et une fin claires. Mettez-y les grands blocs thématiques par heure, inscrivez vos priorités du jour (déclinaison des priorités générales) et dotez-vous éventuellement d’outils pour mesurer les habitudes que vous souhaitez mettre en place. N’oubliez pas d’inclure des pauses, et, si possible des temps de socialisation.

Notez que cette première mouture nécessitera évidemment des adaptations et des optimisations au fil de l’eau. Et si vos horaires sont flexibles, profitez-en pour adapter encore un peu plus votre emploi du temps à votre fonctionnement cognitif et à vos préférences personnelles.

3. Répartir intelligemment le choses à faire

Une fois la structure élaborée (début et fin de journée de travail, pauses, etc.), reste à y répartir les différentes tâches à effectuer :

• Commencez par bloquer les rendez-vous et les réunions. Cela vous permettra d’identifier les créneaux disponibles pour travailler à vos différentes tâches et priorités.
• Poursuivez le travail avec ce qui est le plus important pour vous, en respectant vos rythmes naturels. Le plus crucial et le plus difficile aux moments où vous êtes le plus frais, le moins contraignant pendant les périodes où votre énergie et plus basse.
• Regroupez enfin toutes les petites tâches moins importantes selon leurs synergies (lieu identique, outil similaire, thème proche, type d’action, etc.).

Pour chacun de ces blocs de temps (inutile de faire une liste précise de chaque action à effectuer), pensez à respecter les cycles attentionnels. N’hésitez pas non plus à utiliser la méthode pomodoro pour vous aider.

Une fois cette organisation établie, il vous « suffira » de suivre le guide en procédant à quelques petites adaptations quotidiennes. Comme nous l’avons vu, la recherche suggère que le simple fait de faire un plan pour gérer les tâches en cours fait une grande différence dans notre capacité à nous concentrer. Mieux, la motivation suit souvent le passage à l’action, alors qu’une grande motivation ne garantit pas toujours de mettre la main à la pâte… Ainsi, en élaborant une structure personnalisée qui respecte nos priorités afin d’y répartir les choses à faire, on s’assure de produire des “plats” de meilleure qualité !

Quelques derniers facteurs à prendre en compte

Bien sûr, il ne faut pas s’attendre à résoudre tous ses problèmes d’organisation et de procrastination en un claquement de doigts. Surtout que d’autres paramètres comme le stress général, la charge de travail, le type d’activité, la qualité du sommeil, la consommation de caféine, et d’autres particularités individuelles peuvent venir altérer notre capacité à être efficace.

En parallèle du travail sur la planification, je vous invite donc à explorer les pistes suivantes :

• L’activité physique. Celle-ci joue un rôle considérable sur la concentration, l’efficacité et la mémorisation. Si le sujet vous intéresse, je vous invite à lire cet article.
• Les pauses. Elles sont incontournables lorsqu’on cherche à être efficace. Nous ne sommes pas des machines capables de tourner à plein régime en continu. La productivité passe par l’instauration de moments de respiration. Cela peut consister à méditer, à faire des siestes flash, à aller faire une petite balade, à discuter avec des collègues… Les possibilités sont multiples.
• Les activités de détente en groupe. En plus de constituer de véritables moments de pause, celles-ci renforcent les liens et la collaboration sur le lieu de travail. De récents travaux montrent par exemple que la pratique de jeux vidéo en coopération avec des collègues permet d’améliorer le travail d’équipe⁸.

Conclusions

Sans priorités claires et un plan bien structuré, les distractions prennent irrémédiablement le dessus au quotidien, surtout dans un monde hyperconnecté. Ce sont alors les priorités des autres qui finissent par dicter nos actions. Alors, plutôt que de générer de la frustration en ayant une liste de choses à faire sans cesse plus longue et jamais achevée, il vaut mieux prendre le temps d’élaborer un planning hebdomadaire et quotidien, surtout au niveau professionnel. On économise ainsi de l’énergie en évitant de prendre sans cesses des microdécisions.

Tout ceci ne signifie pas pour autant qu’une solution unique existe. Les particularités individuelles, psychologiques et physiologiques, sont à prendre en considération. Certains sont, comme nous l’avons vu, plus efficaces le matin alors que d’autres le sont plutôt en fin de journée. À vous de tester ce qui vous convient le mieux en fonction des libertés organisationnelles dont vous disposez. Mais pour faire ce travail de test, il faut déjà mettre en place une première structure. Sinon, il vous sera difficile de savoir ce qui influence positivement ou négativement votre efficacité.

Alors n’attendez plus : prenez quelques minutes dès aujourd’hui pour planifier votre prochaine journée de travail !

Références